• Podemos minimizar el consumo de papeles (y energía en su fabricación) al cambiar las invitaciones convencionales por invitaciones electrónicas, aprovechando el correo electrónico. De esta manera, ahorraremos en materiales.
• Podemos crear una dirección de correo electrónica o blog especialmente para el evento, desde la cual enviaremos las invitaciones y recibiremos las confirmaciones de asistencia. Será importante hacer también un uso efectivo de este correo.
• Coordinando el lugar para La Celebración del evento, se  puede hacer en una locación cercana a la mayoría de los invitados, para minimizar los traslados en vehículos con trayectos prolongados. Si el evento es informal, o bien si tiene una duración predeterminada, puedes incluso alquilar un vehículo de grandes dimensiones (una van, un microbús,  según la cantidad de invitados) para compartir el vehículo entre todos.

• En lo posible, utiliza vajilla de loza, de vidrio u otra que no desechable. De esta manera generarás menor cantidad de deperdicios. En esto incluimos la mantelería de tela (no individuales de papel, según la temática) y las servilletas de tela. La idea es generar la menor cantidad de residuos posibles, y aquí todo vale al elegir materiales reutilizables.
• La decoración también es importante. En lugar de flores, elige decorar con elementos y objetos reutilizables. Si vas a usar flores, escoge las de los mercados locales (para minimizar el transporte y apoyar la economía local) y asegúrate de desecharlas de forma apropiada.
• En lo posible, haz La Celebración del evento en horas diurnas, para minimizar el consumo de energía y aprovechar la luz solar. Para una iluminación impactante, si fuera necesario, elige elementos de bajo consumo y aprovecha las velas y las antorchas en espacios abiertos.
• Si la temática del evento fuese adecuada, sirve alimentos fríos, que no requieran de un consumo de gas o electricidad permanente o prolongada.

Fuente: ComoHacerPara.com

A continuación detallo algunos tips que pueden ser de utilidad al momento de planificar la seguridad de un evento:

1. Asignar al Director de Seguridad del evento: Es importante contar con el apoyo de un profesional capacitado en la materia, ya que el Director de Seguridad es un miembro clave del equipo. Se convierte en parte integral del pre – evento y del evento per se; y es quien tiene la responsabilidad primaria de la seguridad del evento. Su experiencia es una herramienta que servirá para asesorar en cuanto a la prevención y control de riesgos se refiere.
2. Elaborar un plan de seguridad para el evento: El plan de seguridad varía de acuerdo a las necesidades de cada evento. El objetivo es precautelar la seguridad e integridad física de todos los asistentes al evento y de las instalaciones. El Director de Seguridad será quien determine las acciones a seguir para lograr el objetivo deseado. Es necesario considerar hasta el más mínimo detalle. Las suposiciones sólo garantizarán el fracaso.
3. Trabajar de acuerdo al plan: Un plan de seguridad es inservible si se lo archiva ó si se cambia constantemente. Es necesario ceñirse al plan de trabajo para lograr una transición sin complicaciones. Lo más importante en esta fase es mantener los canales de comunicación abiertos, con el fin de que todos los miembros del equipo se mantengan informados.
4. Comunicar adecuadamente el plan: Una vez terminado el plan, el Director de Seguridad es responsable de comunicar al equipo de reacción y al equipo de planificación del evento el plan seguridad que se implementará, las medidas y acciones que deberán llevarse a cabo para garantizar el éxito del evento. Como complemento, el Director de Seguridad deberá remitir la información a las instituciones externas relacionadas con el evento en mención (Hoteles, empresas proveedoras de servicios, Policía, Bomberos, Defensa Civil, Tránsito, entre otros).
5. Retroalimentación: Una vez finalizado el evento, se recomienda mantener una reunión de trabajo para evaluar los resultados, y en caso de ser necesario, tomar medidas correctivas con el fin de implementarlas en futuros eventos.

Por: Mónica Rumbea Rigaíl – Directora de Eventos
Cámara de Comercio de Guayaquil

Fuente: EventosEcuador.com

• Establecer los objetivos del evento, los asuntos, los posibles problemas, etc.
• Definir los asistentes, internos y externos: invitados, conferenciantes, VIPs.
• Crear el equipo de organización, la lista de tareas y responsabilidades y distribuílas, con sus fechas de realización, entre el equipo.
• Preseleccionar posibles fechas, teniendo en cuenta vacaciones, otros eventos de la empresa o de otras empresas.
• Preseleccionar los posibles destinos y los posibles lugares.
• Establecer un primer contacto con proveedores potenciales: hoteles, centros de convenciones, audiovisuales, etc. Conseguí información de ellos, de los convention bureaus, de los centros de información turísticos, de páginas web, etc.
• Definir los borradores del programa y de la agenda de la convención
• Si es para otro país, comprobar las necesidades sanitarias, de visado. Puede ser conveniente que selecciones un receptivo para problemas logísticos y de aduana.

De 4 a 6 meses antes

• Empezar a comunicar el evento a los asistentes previstos: fechas, sitio, información básica sobre los objetivos y el contenido.
• Definir con más detalle el programa y la agenda.
• Seleccionar los temas y los conferenciantes – no olvides de tener en cuenta sus requerimientos logísticos y de audiovisuales.
• Seleccionar el lugar y los hoteles, negociar y firmar los contratos. Incluí en la negociación las necesidades previsibles en el lugar del evento de oficina, secretariado y comunicación (teléfono, Internet…), Climatización, etc.
• Seleccionar los proveedores para las varias necesidades del evento y empezá las negociaciones. Confirmá disponibilidad y condiciones lo antes posible.
• Si el evento implica viajar, asegúrate de la parte de transporte para el equipo organizador, los asistentes y el material (con una agencia de viajes o directamente con empresas de transporte aéreo y terrestre).
• Realizará los pedidos de regalos hechos especialmente, de papelería para el evento, etc.

3 meses antes

• Hacer un seguimiento de todos los puntos de la lista «De 4 a 6 meses antes» y asegúrate de que todo vaya bien.
• Planificar y arreglar las necesidades de recibimiento en el aeropuerto, aduanas, pases de seguridad si fueran necesarios.
• Comprobar y aprobar regalos hechos para el evento.

2 meses antes

• Confirmar el programa y la agenda.
• Recordar a los asistentes potenciales que el evento se está acercando, que tienen que registrarse y comunícales el programa completo.
• Definí la organización de habitaciones y de forma general la organización y orientación dentro del hotel, de las salas (señales de orientación, mesa de acogida, espacios para pausas, etc.)
• Encargar la señalización del acto.

6 semanas antes

• Crear y copiar el material que vaya a distribuirse.
• Reconfirmar todos los contratos con proveedores.
• Mandar la información sobre el evento a los asistentes: requisitos de participación, información sobre el lugar, consejos de transporte, datos de contacto en caso de duda, etc.
• Envía el material hasta el destino (sobre todo si está lejos).
• Preparar las acreditaciones.

1 semana antes

• Armar una reunión con todo el equipo para finalizar la organización. Cubrí todos los aspectos del evento: administración, logística, responsabilidades, organización del trabajo.
• Asegúrate de que todo el material haya llegado.
• Contactar a los proveedores, especialmente hotel y lugar, para finalizar condiciones (¿qué va a la cuenta principal? ¿Qué paga la empresa? ¿Qué tienen que pagar los asistentes?).
• Revisar la lista de asistentes y comprobar el reparto de habitaciones. Revisar el proceso de check-in y check-out.
• Montar mini-encuentros con todos los proveedores para darles una explicación de último momento, comunicar los posibles cambios de última hora.
• Armar la oficina y el escritorio de secretaria, el área de registro y de distribución del material y de los regalos. Comprobar que todo «fluya bien».

Después de la convención

• Armar una sesión con el equipo de organización y algunos proveedores (lugar, hotel, gestor de destino, etc.) para resolver problemas pendientes, extraer lecciones… y dar las gracias a todos ellos.
• Envía cartas dando las gracias a los proveedores y a la gente que hizo posible La Celebración.

Fuente: EventosEcuador.com