La seguridad en la organización de un evento
“En el momento en el que decidimos organizar La Celebración de un evento, nos volvemos moral y legalmente responsables de la seguridad e integridad de cada uno de los asistentes”.
En la actualidad existen un sin número de empresas y personas dedicadas a la organización de eventos corporativos y espectáculos. Sin duda alguna, éste es un mercado interesante, ya que muchas compañías invierten miles de dólares anualmente en La Celebración de eventos que abarcan desde cócteles, reuniones de trabajo, ruedas de prensa, lanzamientos de productos hasta conciertos privados, convenciones, ferias, exhibiciones y congresos.¿Existe conciencia acerca de los riesgos que esta clase de eventos implican y del importante rol que desempeña una adecuada planificación de seguridad? Aunque los riesgos no puedan ser eliminados en su totalidad, con una adecuada prevención y control pueden marcar la diferencia entre La Celebración de un evento exitoso y un fracaso total, en caso de ocurrir algún incidente.
En la actualidad existen un sin número de empresas y personas dedicadas a la organización de eventos corporativos y espectáculos. Sin duda alguna, éste es un mercado interesante, ya que muchas compañías invierten miles de dólares anualmente en La Celebración de eventos que abarcan desde cócteles, reuniones de trabajo, ruedas de prensa, lanzamientos de productos hasta conciertos privados, convenciones, ferias, exhibiciones y congresos.¿Existe conciencia acerca de los riesgos que esta clase de eventos implican y del importante rol que desempeña una adecuada planificación de seguridad? Aunque los riesgos no puedan ser eliminados en su totalidad, con una adecuada prevención y control pueden marcar la diferencia entre La Celebración de un evento exitoso y un fracaso total, en caso de ocurrir algún incidente.
A continuación detallo algunos tips que pueden ser de utilidad al momento de planificar la seguridad de un evento:
- Asignar al Director de Seguridad del evento: Es importante contar con el apoyo de un profesional capacitado en la materia, ya que el Director de Seguridad es un miembro clave del equipo. Se convierte en parte integral del pre – evento y del evento per se; y es quien tiene la responsabilidad primaria de la seguridad del evento. Su experiencia es una herramienta que servirá para asesorar en cuanto a la prevención y control de riesgos se refiere.
- Elaborar un plan de seguridad para el evento: El plan de seguridad varía de acuerdo a las necesidades de cada evento. El objetivo es precautelar la seguridad e integridad física de todos los asistentes al evento y de las instalaciones. El Director de Seguridad será quien determine las acciones a seguir para lograr el objetivo deseado. Es necesario considerar hasta el más mínimo detalle. Las suposiciones sólo garantizarán el fracaso.
- Trabajar de acuerdo al plan: Un plan de seguridad es inservible si se lo archiva ó si se cambia constantemente. Es necesario ceñirse al plan de trabajo para lograr una transición sin complicaciones. Lo más importante en esta fase es mantener los canales de comunicación abiertos, con el fin de que todos los miembros del equipo se mantengan informados.
- Comunicar adecuadamente el plan: Una vez terminado el plan, el Director de Seguridad es responsable de comunicar al equipo de reacción y al equipo de planificación del evento el plan seguridad que se implementará, las medidas y acciones que deberán llevarse a cabo para garantizar el éxito del evento. Como complemento, el Director de Seguridad deberá remitir la información a las instituciones externas relacionadas con el evento en mención (Hoteles, empresas proveedoras de servicios, Policía, Bomberos, Defensa Civil, Tránsito, entre otros).
- Retroalimentación: Una vez finalizado el evento, se recomienda mantener una reunión de trabajo para evaluar los resultados, y en caso de ser necesario, tomar medidas correctivas con el fin de implementarlas en futuros eventos.
Por: Mónica Rumbea Rigaíl – Directora de Eventos
Cámara de Comercio de Guayaquil
Fuente: EventosEcuador.com
Fotografía: Imperialgss.com
