Planeación de una convención.

• Establecer los objetivos del evento, los asuntos, los posibles problemas, etc.
• Definir los asistentes, internos y externos: invitados, conferenciantes, VIPs.
• Crear el equipo de organización, la lista de tareas y responsabilidades y distribuílas, con sus fechas de realización, entre el equipo.
• Preseleccionar posibles fechas, teniendo en cuenta vacaciones, otros eventos de la empresa o de otras empresas.
• Preseleccionar los posibles destinos y los posibles lugares.
• Establecer un primer contacto con proveedores potenciales: hoteles, centros de convenciones, audiovisuales, etc. Conseguí información de ellos, de los convention bureaus, de los centros de información turísticos, de páginas web, etc.
• Definir los borradores del programa y de la agenda de la convención
• Si es para otro país, comprobar las necesidades sanitarias, de visado. Puede ser conveniente que selecciones un receptivo para problemas logísticos y de aduana.

De 4 a 6 meses antes

• Empezar a comunicar el evento a los asistentes previstos: fechas, sitio, información básica sobre los objetivos y el contenido.
• Definir con más detalle el programa y la agenda.
• Seleccionar los temas y los conferenciantes – no olvides de tener en cuenta sus requerimientos logísticos y de audiovisuales.
• Seleccionar el lugar y los hoteles, negociar y firmar los contratos. Incluí en la negociación las necesidades previsibles en el lugar del evento de oficina, secretariado y comunicación (teléfono, Internet…), Climatización, etc.
• Seleccionar los proveedores para las varias necesidades del evento y empezá las negociaciones. Confirmá disponibilidad y condiciones lo antes posible.
• Si el evento implica viajar, asegúrate de la parte de transporte para el equipo organizador, los asistentes y el material (con una agencia de viajes o directamente con empresas de transporte aéreo y terrestre).
• Realizará los pedidos de regalos hechos especialmente, de papelería para el evento, etc.

3 meses antes

• Hacer un seguimiento de todos los puntos de la lista «De 4 a 6 meses antes» y asegúrate de que todo vaya bien.
• Planificar y arreglar las necesidades de recibimiento en el aeropuerto, aduanas, pases de seguridad si fueran necesarios.
• Comprobar y aprobar regalos hechos para el evento.

2 meses antes

• Confirmar el programa y la agenda.
• Recordar a los asistentes potenciales que el evento se está acercando, que tienen que registrarse y comunícales el programa completo.
• Definí la organización de habitaciones y de forma general la organización y orientación dentro del hotel, de las salas (señales de orientación, mesa de acogida, espacios para pausas, etc.)
• Encargar la señalización del acto.

6 semanas antes

• Crear y copiar el material que vaya a distribuirse.
• Reconfirmar todos los contratos con proveedores.
• Mandar la información sobre el evento a los asistentes: requisitos de participación, información sobre el lugar, consejos de transporte, datos de contacto en caso de duda, etc.
• Envía el material hasta el destino (sobre todo si está lejos).
• Preparar las acreditaciones.

1 semana antes

• Armar una reunión con todo el equipo para finalizar la organización. Cubrí todos los aspectos del evento: administración, logística, responsabilidades, organización del trabajo.
• Asegúrate de que todo el material haya llegado.
• Contactar a los proveedores, especialmente hotel y lugar, para finalizar condiciones (¿qué va a la cuenta principal? ¿Qué paga la empresa? ¿Qué tienen que pagar los asistentes?).
• Revisar la lista de asistentes y comprobar el reparto de habitaciones. Revisar el proceso de check-in y check-out.
• Montar mini-encuentros con todos los proveedores para darles una explicación de último momento, comunicar los posibles cambios de última hora.
• Armar la oficina y el escritorio de secretaria, el área de registro y de distribución del material y de los regalos. Comprobar que todo «fluya bien».

Después de la convención

• Armar una sesión con el equipo de organización y algunos proveedores (lugar, hotel, gestor de destino, etc.) para resolver problemas pendientes, extraer lecciones… y dar las gracias a todos ellos.
• Envía cartas dando las gracias a los proveedores y a la gente que hizo posible La Celebración.

Fuente: EventosEcuador.com