Quince Años

 

¿Alguna vez has organizado La Celebración de un evento, y ha sido un fracaso de convocatoria? ¿Te has visto comiéndote los pasabocas con el resto del equipo organizador? ¿O te has encontrado con un montón de invitados a los que no conocías de nada?
Éstos son, posiblemente, algunos de los peores fracasos en La Celebración de un evento y las peores pesadillas de cualquier organizador. Las fallas con el  servicio de catering siempre se comentan entre los invitados, pero La Celebración de un evento sin invitados no es un evento.
Eva Plazas, directora de Protocol Events, sugiere estos cinco consejos básicos que hay que considerar a la hora de invitar y confirmar la asistencia a La Celebración de un evento. Si atendemos a estas recomendaciones nos aseguraremos de no llevarnos sustos de última hora.
  • La elección de fechas. Es muy importante seleccionar la fecha adecuada, mirar que no haya otros eventos que puedan interferir en la buena consecución del nuestro (ej., partido de fútbol, festivales, etc.).
  • Escoger el lugar. Tiene que ser un lugar muy bien comunicado, a los asistentes les da pereza hacer grandes desplazamientos por lo que agradecen que el evento se realice en un lugar céntrico, que disponga de parqueadero.
  • Las Invitaciones. Intentar que sea una invitación con gancho, tiene que llamar la atención y el mensaje debe ser claro y tentador. Independientemente de que sea en formato papel o digital. Tenemos que pensar que es nuestra puerta de entrada, por lo que si conseguimos cruzarla ya es un éxito. No debemos olvidar incluir un número telefónico y persona de contacto para confirmaciones.

  • Crear y gestionar la Base de Datos. La base de datos debe estar correctamente filtrada, con los nombres de las personas de contacto a las que nos dirigimos, debemos intentar evitar las direcciones que van a Empresas y departamentos generalizados.
  • Cuidar el Seguimiento y realizar confirmaciones. Para conseguir una buena convocatoria debemos realizar llamadas de seguimiento, para asegurarnos que les han llegado las invitaciones y si no es así remitirlas de nuevo. En la misma llamada podemos tantear la asistencia y confirmarla.

 

La contratación de una agencia de organización integral de eventos te evitará semanas, e incluso meses, de quebraderos de cabeza y aportará a La Celebración de tu evento el conocimiento y los elementos creativos específicos. Además, disponen de medios de los que probablemente careces y son capaces de producir todo el entramado que requieren La Celebración de grandes eventos y sorprender a todos los asistentes.
Convenciones, congresos, acontecimientos deportivos, ruedas de prensa, lanzamientos de productos, incentivos… Diferentes tipos de eventos que en el mercado cuentan con profesionales especializados encargados de desarrollar los proyectos desde su planeación hasta su ejecución, desde el diseño de la invitación hasta el marketing y la producción técnica para La Celebración.

Agencias Integrales: Creatividad y Conocimiento
Agencia integral de organización de eventos: empresa organizadora de eventos que cumple un objetivo de comunicación con un importante componente creativo. La creatividad y el conocimiento de los canales de comunicación son los elementos que diferencian a una auténtica agencia de eventos del intrusismo que hay en el sector.
Una buena agencia debe de controlar hasta el mínimo detalle, ya que un pequeño error en el desarrollo del evento puede dar al traste con meses de trabajo. En definitiva, la clave radica en saber medir en cada momento la fuerza y el impacto que hay que transmitir.

¿Por qué contratar una agencia?
  1. La agencia de organización de eventos aporta un conocimiento profesional y técnico superior en el uso de herramientas esenciales y específicas, claves para el profesional del marketing; acciones en vivo, giras, incentivos…
  2. La creatividad de sus profesionales permite en cada momento saber cuál es la actuación más efectiva. A partir de un briefing, los creativos definen cómo crear una estrategia que cumpla los objetivos marcados por el cliente.
  3. El crear las invitaciones, montar la decoración, el espectáculo… en definitiva, tener el control de todos los elementos con el fin último de causar el impacto deseado entre los invitados. Y nada puede quedar al azar.
  4. Una buena agencia se debe encargar de seleccionar los medios audiovisuales, construir los escenarios, definir el espectáculo, coordinar la iluminación y el resto de elementos, tareas nada fáciles y que requieren de una gran experiencia, conocimiento, pericia, control, dotes de mando y tiempo.
  5. Dedicar tiempo, tiempo y más tiempo, elemento imprescindible para crear un evento especial, ya que un acto requiere invertir muchas horas, en la mayoría de los casos meses, que seguramente tú no te puedes permitir, posiblemente porque no dispones de mucho tiempo. Además debes tener en cuenta el sobre esfuerzo que se requiere en los días previos al gran día para que todo salga perfecto.
En definitiva, por el tiempo y la especialización que implica la organización de un evento, es una inversión de la que no te arrepentirás.

Fuente: EventoClick.com
Fotografía:unav.es

Los globos vuelven a reinar en La Celebración para la decoración de eventos, están de muy de moda y su decoración efímera los recupera con ideas nuevas y creativas, desde bodas, hasta grandes acontecimientos, o fiestas de diseño, sin olvidar sus incondicionales fanáticos que son las fiestas infantiles.
Cuando queremos decorar La Celebración de una fiesta con globos siempre es hay que saber dónde ubicarlos. Existen una amplia variedad de colores, brillos, texturas, tamaños, formas que permiten crear desde diseños sofisticados hasta divertidos.
Algunas propuestas:
  • Globos flotantes con gas Helio (No sean inflamables ni tóxicos).
  • Suelta de Globos (con sistema de redes).
  • Centros de mesa flotantes.
  • Arcos trenzados y columnas.
  • Nombres y números.
  • Esferas y flores.
  • Globos Impresos (con frases, logotipos, nombres).
  • Piscinas con globos.
  • Armado de figuras con globos (uniendo formas básicas).
  • Arcos.
  • Trenza multicolor.
  • Lluvia de Globos.
  • Centros de Mesa.
  • Arcos Flotantes.
  • Nombres/números.
  • Flores con Globos.
  • Columnas.
  •  Figuras.
  • Alfombra de Globos 
  • Logos Empresariales.
La decoración con globos se pude complementar con el uso de telas y luces, creando diferentes efectos visuales. Dependiendo de La Celebración (cumpleaños, bautismos, bodas, aniversarios, Navidad, Halloween…) y la temática se pueden crear animales, personajes,  flores, redes, palmeras, adornos navideños o  guirnaldas.
Ambientar con globos es un método económico que permite llenar grandes espacios de manera fácil y rápida en La Celebración de cualquier fiesta o evento.

Fuentes: CumpleFacil.com, EventoClick.com
Fotografías: MisterGlobo.com.ar, ArtGlobo.com

 

«Como contratar un fotógrafo, mesero, disc jockey o el servicio que necesitemos para una La Celebración de una fiesta o evento.»
En la planificación de eventos, debemos tener en cuenta una gran lista de opciones entre las cuales elegir, para seleccionar al mejor prestador de servicios y que nos sea de utilidad. En el mercado hay muchísimas ofertas, y a veces se nos complica tomar la decisión entre uno u otro, es por eso que aquí en La Celebración veremos algunos puntos claves que nos permitirán tomar la decisión correcta.

  1. Debemos elaborar una lista de proveedores de servicios, de la categoría que nos sea necesario. Si necesitáramos servicios combinados (por ejemplo: fotografía y video), lo mejor será crear esta lista a partir de quienes ofrecen estos servicios en combinación.
  2. Luego intentaremos recordar La Celebración de aquellos eventos a los que hayamos asistido (cumpleaños, casamientos, reuniones), y llamaremos a nuestros conocidos para ver si nos pueden recomendar a su proveedor de servicio, prestando atención a sus comentarios tanto  positivos como negativos. Si este proveedor recomendado no está en nuestra lista, lo adicionaremos. Si el profesional no causó buena impresión, y está en nuestra lista, entonces prestaremos atención y buscaremos más recomendaciones.
  3. Podemos también pedir a nuestros allegados que nos exhiban las fotografías o filmaciones del evento, para evaluar el estilo de trabajo del proveedor. Recordemos que cada proveedor de servicios pondrá a nuestra disposición, de igual forma, una carpeta de muestras de sus trabajos anteriores, así como una lista de antiguos clientes quienes pueden darnos referencias. En este punto el sitio web del proveedor es fundamental, ya que podremos evaluar su trabajo antes siquiera de conocerlo en persona, en el horario en el que creamos conveniente, desde nuestro hogar.
  4. Una vez delimitada la lista, y reducida a dos o tres proveedores de servicios, podremos solicitar entrevistas con ellos, para fijar su disponibilidad para la fecha La Celebración, y también evaluar su personalidad.

Recordá que a este proveedor le estarás encargando la preservación de un momento especial para vos, por lo que tiene que ser alguien quien te inspire confianza y tengas una buena relación profesional. Si el proveedor de servicios no te da confianza, aunque su trabajo sea bueno, lo más probable es que pases tu evento mirando sobre su hombro para estar atento a sus inconvenientes,  y esto es justamente lo que se quieres evitar hacer, por lo cual se decidió contratar a un determinado proveedor.

Fuente: ComoHacerPara.com

Fotografía: Hola.com