CERRAR
Quince Años

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Por Carlos Schuster y staff de Schuster Catering
En los actuales tiempos de crisis, muchas personas que van a organizar La Celebración de su fiesta analizan la posibilidad de «saltar» el postre, y a cambio realizar directamente una mesa dulce, como una opción para reducir los costos.
Ahora,  las modificaciones en el catering afectan a la realización integral del evento, ya que se eliminan ciertas opciones y momentos, así que conviene tomar una ciertas precauciones, como por ejemplo: considerar que la mesa dulce cumple una tarea en sí misma dentro del servicio gastronómico, y que si se la va a utilizar como reemplazo del postre, se la debe “reforzar” de modo que cumpla dos funciones en una, ya que esto influye directamente en la organización integral de La Celebración, porque dentro de la planificación general, el momento del postre se utiliza para muchas cosas.
En principio, en un catering completo se sirven los postres, y más tarde llega el momento de la mesa dulce acompañada por infusiones (té, café, algún cognac).
Pensar en “saltar el postre“  y servir directamente la mesa dulce permite reducir un poco los costos, no solo ahorrando en el postre en sí, sino además en la vajilla, una parte del servicio, etc.
Por otro lado, como no habrá una instancia de postre y luego una mesa dulce sino las dos opciones unificadas, hay que pensar en agregar más cantidad de unidades y  variedad, reforzando la oferta para que nadie se quede con las ganas.
 
¿Qué debe incluir?
En una mesa dulce bien servida debe haber tortas, tartas, crepes, helados, frutas…
La oferta debe incluir, desde ya, los sabores más apreciados como el chocolate, lemon pie, cheese cake, frutas frescas de temporada y el infaltable dulce de leche, en las preparaciones preferidas por los comensales.
Pero es importante tener en cuenta que la mesa dulce no se concibe de la misma manera en La Celebración de toda fiesta, porque según la edad de los invitados, los gustos pueden ir variando.
L@s niñ@s y jóvenes suelen ser más golosos, de modo que si se realiza un bar/bat-mitzvá o una fiesta de 15, por ejemplo, el momento de las cosas dulces debe estar muy bien provisto en surtido y cantidad.
En cambio en las reuniones de adultos se ingieren menos alimentos dulces (hay más personas que cuidan la línea), por lo que las cantidades pueden ser un poco menores. Además, el adulto valora los sabores más refinados, de modo que es bueno introducir opciones como maracuyá, frutos del bosque u otras alternativas menos tradicionales.
Calculando la cantidad de porciones por persona:
La cantidad de porciones depende mucho del tipo de propuestas que se ofrezcan y del tipo de invitados (para l@s niñ@s se refuerzan los helados; para las mujeres habrá más frutas, etc.) No es lo mismo pensar en servir tortas exclusivamente, que en un abanico de opciones que incluye tortas, tartas frutales, helados, crepes, etc. Haciendo una estimación, si la mesa dulce está formada solo por tortas, se puede calcular dos porciones por persona Si hay helado con frutas, crepes, etc., una porción de torta y una más de cualquiera de los postres.
Presentación
¿Conviene presentar la mesa dulce con las porciones ya cortadas y servidas en los platos y que cada persona se sirva sola?
Por varios motivos, resulta conveniente que alguien se ocupe de servir. En la mayoría de los casos, la gente desea probar un poco de todo. Ante el pedido de “un poco de esto y un poco de aquello”, un buen mesero puede ofrecer media porción de muchas opciones diferentes, para que nadie se quede con las ganas además de reducir el desperdicio. Por otro lado, aunque las porciones estén cortadas, muchas personas desconocen cómo manipular los cubiertos para servirse, por lo que las porciones se quiebran, por ejemplo. Lo ideal es presentar la mesa con todas las opciones de una manera atractiva, dando lugar para que los invitados se acerquen y soliciten al personal de servicio qué desean probar.
Como cuidados y precauciones que hay que tener para que todo salga bien…
Las materias primas deben ser de primera calidad.
Cuidar la cadena de frío protegiendo los platos y frutas que van a ser servidos, y ofrecer alimentos frescos, recién elaborados.
Hay que estimar las porciones de una manera generosa, teniendo en cuenta la duración de La Celebración, el espacio, y el tipo y cantidad de invitados que tenemos.
Imagen: AmyAtlas.com

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Por: Mauricio Lilliegren Procel
Si nos referimos a La Celebración y organización de congresos, convenciones, ferias y eventos en general, recurriendo a  verdaderos profesionales nos sentiremos mucho menos preocupados, perderemos menos tiempo, dinero y lo más importante se ganará credibilidad y prestigio habiendo ofrecido un evento de primera categoría.
En muchos casos a la hora de organizar un evento las empresas e instituciones se preocupan mucho por el asunto costos, y asignan o contratan de una manera inapropiada a un personal sin ninguna experiencia para planificar, organizar y coordinar La Celebración del evento en cuestión. Estas fórmulas más económicas pueden resultar, y también hay que analizar conjuntamente con el tema de costos las posibles consecuencias que pueden resultar de una planificación y organización totalmente empíricas.
Frente a esta mala decisión puedo detallar algunos casos:
  • Los servicios y productos contratados sean de mala calidad.
  • Manejo de proveedores y auspicios inadecuado.
  • Insuficiencia estratégica a la hora de comercializar el evento y como resultado poca convocatoria.
  • Logística del evento descoordinada y como resultado atrasos y pérdidas de tiempo en el cronograma de actividades.
  • Personal de apoyo inadecuado y sin preparación, y como resultado, los asistentes al evento no sean tratados profesionalmente.
  • En el peor de los casos puede ocurrir una intoxicación masiva, al tratarse de un pésimo servicio de catering, que no cumpla con los requerimientos sanitarios mínimos, ni equipos adecuados que mantengan la cadena de frío.
  • Sistemas de Seguridad no efectiva o insuficiente.
Los resultados finales por el simple hecho de reducir extremadamente los costos, desmejorando la efectividad de La Celebración, la calidad de productos y servicios tienen un impacto muy negativo, en aspectos como:
  • Decepción de los asistentes del evento.
  • Vergüenza, frustración y desprestigio de la empresa o institución organizadora del evento.
  • Prensa negativa para el evento, la empresa o institución organizadora.
  • Pérdida de credibilidad de los asistentes hacia los organizadores.
  • Problemas de convocatoria en eventos futuros.
Todas estas consecuencias tratándose de un evento internacional se multiplican por mil veces, pues el prestigio de la ciudad sede también está en juego como el de sus instituciones, y esto nunca debemos olvidar.
 
Es por eso que para la realización de eventos internacionales se debe mantener estándares internacionales de organización, comercialización y coordinación del evento en cuestión.
Saber que quienes nos visitan son turistas y profesionales extranjeros exigentes en cuanto a la calidad de servicios y organización; y si queremos ganar prestigio y confianza de las empresas, instituciones y profesionales extranjeros debemos aplicar conscientemente estándares internacionales de organización

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Lo primero que hay que tener claro, es la razón por la que se va a realizar La Celebración del evento, cuál es el mensaje que se quiere transmitir.
El próximo paso, sería pensar si lo quieres organizar solo o contratar a un especialista. Si optas por lo segundo, elige a un organizador experto.
Previo a la organización, hay que tener claro el formato de La Celebración del evento, si va a ser un curso de formación, un viaje de incentivos, el lanzamiento de un producto, un congreso, un paquete de actividades de team building, etc.
Incluso, puede tratarse de un evento multidisciplinar, una mezcla de varios formatos, para ahorrar presupuesto o para abarcar más público.
Por otro lado, programar La Celebración de un evento no es tarea fácil, pues para decidir en qué fecha celebrarlo, antes hay que considerar varias cuestiones: períodos vacacionales, obligaciones profesionales de los conferenciantes o participantes, días festivos, etc. En definitiva, no resulta nada sencillo acertar con la fecha cuando el número de asistentes oscila entre los 150 y 500. Ya lo dice el refrán: “Nunca llueve a gusto de todos”.
Otras cuestiones que habría que definir, serían: el perfil de los asistentes, el número de estos que se prevén y la duración del evento.
Referente a gastos, no hay que olvidar que será necesario contar con un seguro de responsabilidad civil.
Ahora hablemos del lugar donde se va a celebrar. Esta decisión, deberás tomarla al principio de la planificación del evento. Si éste no precisa de un lugar aislado, es mejor elegir aquél que sea de fácil acceso, como por ejemplo, cerca de un aeropuerto internacional, una estación de trenes o una autopista y a ser posible, que reúna las condiciones de confortabilidad y originalidad. Lugares de celebración que están en boga, son: museos, salas de cine, jardines botánicos, veleros, fincas, teatros… (dependiendo del mensaje que se quiera transmitir).
Y por último, hay que tener en cuenta un asunto que es de suma importancia: las barreras arquitectónicas. El lugar de La Celebración del evento, debe estar completamente adaptado para los asistentes discapacitados.
Sigue estos 10 puntos claves a tener en cuenta en la Organización de tus Eventos:
  1. Definir los objetivos de manera clara, antes de hacer nada: ¿para que organizamos el evento? ¿Qué objetivos esperamos cumplir?
  2. Decidir el presupuesto, que no debe ser mayor a los beneficios estimados del evento.
  3. Designar un responsable del Evento, sólo debe haber un responsable final que lo coordine todo, decidamos ya quien será.
  4. Tener claro que los invitados serán quienes te ayuden a alcanzar el objetivo marcado, selecciónalos con esos parámetros.
  5. Ahora estamos listos para elegir los proveedores: desde un posible Organizador Integral a diferentes colaboradores, antes de elegir el proveedor ya sabemos que queremos conseguir y cómo, escuchemos también a los profesionales y dejemos que critiquen nuestro plan de Evento, aprendamos de sus opiniones y sopesemos.
  6. Definir el programa. Un buen programa debe ser: fácil de recordar y fluir de manera natural.
  7. Selección y Análisis del espacio donde celebraremos el Evento, no tengamos en cuenta solo sus características con respecto al Evento o a nosotros, es fundamental que lo analicemos con respecto a los invitados: Que tan fácil será llegar, necesitarán alojamiento, podrán parquear, es un sitio tranquilo…
  8. Plantear los puntos fuertes y débiles del evento y aprender a gestionarlos, por ejemplo, en un Evento en el que en la entrada se produce una cola de 1h, necesitas programar alguna actividad para que la espera sea llevadera.
  9. Estrategia de comunicación del Evento: Generemos interés y curiosidad, comuniquemos un concepto, no mil ideas, no hay quien las recuerde.
  10. Y llegó el gran día: El evento, ese día, sobre todas las cosas, debemos estar atentos al mismo, es nuestro momento, no para disfrutar, sino para trabajar intensamente en la consecución de los Objetivos, no somos otro invitado, hemos organizado este Evento con un objetivo, trabajemos para alcanzarlo.
A partir de aquí empieza otra fase de la Organización del Evento, una fase reflexiva, el análisis post-evento: ser crítico con uno mismo, buscar la excelencia en cada uno de tus actos, ser absolutamente exigente contigo mismo es la mejor manera de analizarlo, sé sincero y estate tan contento como merezcas.

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La búsqueda y  selección de proveedores son de suma importancia para el éxito en La Celebración de una fiesta o evento. Los proveedores son los que harán de cada proyecto una realidad. Su calidad, experiencia y voluntad de hacerlo bien son esenciales, además de ser fundamental construir una buena relación con tus proveedores
Define bien tus necesidades
Piensa bien en tus necesidades, y prepara una lista precisa con:
Los tipos de proveedores necesarios (catering, equipos audiovisuales, decoración, animación, meseros, etc.), según se derive del programa detallado del evento.
Los requerimientos para cada categoría de proveedor, que dependerán del estilo del evento, del tipo de servicio, etc. Define los conocimientos que debe tener el proveedor, sus referencias, el tipo de servicio que se requiere  y los criterios de selección que utilizarás.
Con todos estos datos prepara un briefing detallado para cada categoría de proveedor a contratar y envíalo a tres o cuatro proveedores pre-seleccionados para cada categoría.
Comunícate constantemente con los proveedores
Desde la misma fase de selección, es importante mantener una comunicación fluida con ellos. Evita centrarte únicamente en el servicio exacto que necesitas e infórmales ampliamente acerca del tipo de evento que pretendes realizar, la idea y tema del mismo, el programa previsto, etc. No olvides que los proveedores son expertos en su campo y te podrán aportar ideas, consejos, soluciones, advertencias sobre riesgos, etc.
Fomenta la comunicación de los proveedores entre sí. El lugar, el decorador, el montador del escenario, el proveedor de luz y sonido o el animador tendrán que trabajar juntos y coordinarse. Organiza reuniones conjuntas para que se conozcan, para que aclaren responsabilidades mutuas e identifiquen posibles riesgos. Es conveniente, por ejemplo, organizar una inspección del sitio conjunta para definir claramente dónde se deberá colocar cada proveedor el día de La Celebración y así limitar riesgos.
Consigue toda la información posible sobre cada uno de ellos
A la hora de seleccionar a los proveedores, recopila la información más completa posible sobre cada uno de ellos. Obtener los siguientes datos es importante:
  • ¿Cuántos años de experiencia en eventos tiene ese proveedor?, ¿cuál es el tamaño de su empresa (referencias,  personal, etc.)?
  • ¿En qué eventos ha trabajado y cuál ha sido su papel en ellos?
  • ¿Dispone de su propio equipo (material y personal) o lo subcontrata?
  • ¿Cuál es la actitud del proveedor con cada cliente? Debe ser atento y abierto y tener disponibilidad, mostrar ganas de escuchar y entender la situación.
No olvides que, durante toda La Celebración de la fiesta o evento, usted y su equipo trabajaran con él en situaciones límite, a contrarreloj, bajo presión, etc. y, por tanto, estas cualidades son vitales. Puede ser interesante, además de pedir referencias, conocer un evento en el que el proveedor esté trabajando para comprobar su calidad en una situación real. También puedes pedir al proveedor que te enseñe una muestra concreta de los servicios que realiza.
 
Sé minucios@ y claro
  • Exige un presupuesto claro y detallado. Los proveedores pueden cobrar por horas extras.
  • Pon las cosas por escrito en un contrato. Existen tantos imprevistos posibles, que realizar un contrato es muy prácticamente obligatorio.
  • Comprueba con cada proveedor qué papeleo concreto hay que preparar. Los mismos proveedores te podrán ayudar en los trámites relacionados con su actividad.
  • Comprueba los elementos del servicio que te proponen. Comprobándolo todo evitarás desagradables sorpresas el día del evento.
Gestiona bien el tiempo
Involucra a tus proveedores lo antes posible en el proceso de organización del evento.
Cambiar la planificación o los equipos en el último minuto te puede salir muy caro. Para controlar estos costos autoriza a una o dos personas de tu equipo para que puedan aprobarlos sobre el terreno, si tú no vas a estar siempre en el lugar del evento.
Ante todo, no olvides que es fundamental construir una buena relación con tus proveedores.
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