Como evitar errores a la hora de invitar
¿Alguna vez has organizado La Celebración de un evento, y ha sido un fracaso de convocatoria? ¿Te has visto comiéndote los pasabocas con el resto del equipo organizador? ¿O te has encontrado con un montón de invitados a los que no conocías de nada?
Éstos son, posiblemente, algunos de los peores fracasos en La Celebración de un evento y las peores pesadillas de cualquier organizador. Las fallas con el servicio de catering siempre se comentan entre los invitados, pero La Celebración de un evento sin invitados no es un evento.
Eva Plazas, directora de Protocol Events, sugiere estos cinco consejos básicos que hay que considerar a la hora de invitar y confirmar la asistencia a La Celebración de un evento. Si atendemos a estas recomendaciones nos aseguraremos de no llevarnos sustos de última hora.
- La elección de fechas. Es muy importante seleccionar la fecha adecuada, mirar que no haya otros eventos que puedan interferir en la buena consecución del nuestro (ej., partido de fútbol, festivales, etc.).
- Escoger el lugar. Tiene que ser un lugar muy bien comunicado, a los asistentes les da pereza hacer grandes desplazamientos por lo que agradecen que el evento se realice en un lugar céntrico, que disponga de parqueadero.
- Las Invitaciones. Intentar que sea una invitación con gancho, tiene que llamar la atención y el mensaje debe ser claro y tentador. Independientemente de que sea en formato papel o digital. Tenemos que pensar que es nuestra puerta de entrada, por lo que si conseguimos cruzarla ya es un éxito. No debemos olvidar incluir un número telefónico y persona de contacto para confirmaciones.
- Crear y gestionar la Base de Datos. La base de datos debe estar correctamente filtrada, con los nombres de las personas de contacto a las que nos dirigimos, debemos intentar evitar las direcciones que van a Empresas y departamentos generalizados.
- Cuidar el Seguimiento y realizar confirmaciones. Para conseguir una buena convocatoria debemos realizar llamadas de seguimiento, para asegurarnos que les han llegado las invitaciones y si no es así remitirlas de nuevo. En la misma llamada podemos tantear la asistencia y confirmarla.
Fuente: EventoClick.com
Imagen: Guardatodo.com
