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Lo primero que hay que tener claro, es la razón por la que se va a realizar La Celebración del evento, cuál es el mensaje que se quiere transmitir.
El próximo paso, sería pensar si lo quieres organizar solo o contratar a un especialista. Si optas por lo segundo, elige a un organizador experto.
Previo a la organización, hay que tener claro el formato de La Celebración del evento, si va a ser un curso de formación, un viaje de incentivos, el lanzamiento de un producto, un congreso, un paquete de actividades de team building, etc.
Incluso, puede tratarse de un evento multidisciplinar, una mezcla de varios formatos, para ahorrar presupuesto o para abarcar más público.
Por otro lado, programar La Celebración de un evento no es tarea fácil, pues para decidir en qué fecha celebrarlo, antes hay que considerar varias cuestiones: períodos vacacionales, obligaciones profesionales de los conferenciantes o participantes, días festivos, etc. En definitiva, no resulta nada sencillo acertar con la fecha cuando el número de asistentes oscila entre los 150 y 500. Ya lo dice el refrán: “Nunca llueve a gusto de todos”.
Otras cuestiones que habría que definir, serían: el perfil de los asistentes, el número de estos que se prevén y la duración del evento.
Referente a gastos, no hay que olvidar que será necesario contar con un seguro de responsabilidad civil.
Ahora hablemos del lugar donde se va a celebrar. Esta decisión, deberás tomarla al principio de la planificación del evento. Si éste no precisa de un lugar aislado, es mejor elegir aquél que sea de fácil acceso, como por ejemplo, cerca de un aeropuerto internacional, una estación de trenes o una autopista y a ser posible, que reúna las condiciones de confortabilidad y originalidad. Lugares de celebración que están en boga, son: museos, salas de cine, jardines botánicos, veleros, fincas, teatros… (dependiendo del mensaje que se quiera transmitir).
Y por último, hay que tener en cuenta un asunto que es de suma importancia: las barreras arquitectónicas. El lugar de La Celebración del evento, debe estar completamente adaptado para los asistentes discapacitados.
Sigue estos 10 puntos claves a tener en cuenta en la Organización de tus Eventos:
  1. Definir los objetivos de manera clara, antes de hacer nada: ¿para que organizamos el evento? ¿Qué objetivos esperamos cumplir?
  2. Decidir el presupuesto, que no debe ser mayor a los beneficios estimados del evento.
  3. Designar un responsable del Evento, sólo debe haber un responsable final que lo coordine todo, decidamos ya quien será.
  4. Tener claro que los invitados serán quienes te ayuden a alcanzar el objetivo marcado, selecciónalos con esos parámetros.
  5. Ahora estamos listos para elegir los proveedores: desde un posible Organizador Integral a diferentes colaboradores, antes de elegir el proveedor ya sabemos que queremos conseguir y cómo, escuchemos también a los profesionales y dejemos que critiquen nuestro plan de Evento, aprendamos de sus opiniones y sopesemos.
  6. Definir el programa. Un buen programa debe ser: fácil de recordar y fluir de manera natural.
  7. Selección y Análisis del espacio donde celebraremos el Evento, no tengamos en cuenta solo sus características con respecto al Evento o a nosotros, es fundamental que lo analicemos con respecto a los invitados: Que tan fácil será llegar, necesitarán alojamiento, podrán parquear, es un sitio tranquilo…
  8. Plantear los puntos fuertes y débiles del evento y aprender a gestionarlos, por ejemplo, en un Evento en el que en la entrada se produce una cola de 1h, necesitas programar alguna actividad para que la espera sea llevadera.
  9. Estrategia de comunicación del Evento: Generemos interés y curiosidad, comuniquemos un concepto, no mil ideas, no hay quien las recuerde.
  10. Y llegó el gran día: El evento, ese día, sobre todas las cosas, debemos estar atentos al mismo, es nuestro momento, no para disfrutar, sino para trabajar intensamente en la consecución de los Objetivos, no somos otro invitado, hemos organizado este Evento con un objetivo, trabajemos para alcanzarlo.
A partir de aquí empieza otra fase de la Organización del Evento, una fase reflexiva, el análisis post-evento: ser crítico con uno mismo, buscar la excelencia en cada uno de tus actos, ser absolutamente exigente contigo mismo es la mejor manera de analizarlo, sé sincero y estate tan contento como merezcas.

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La búsqueda y  selección de proveedores son de suma importancia para el éxito en La Celebración de una fiesta o evento. Los proveedores son los que harán de cada proyecto una realidad. Su calidad, experiencia y voluntad de hacerlo bien son esenciales, además de ser fundamental construir una buena relación con tus proveedores
Define bien tus necesidades
Piensa bien en tus necesidades, y prepara una lista precisa con:
Los tipos de proveedores necesarios (catering, equipos audiovisuales, decoración, animación, meseros, etc.), según se derive del programa detallado del evento.
Los requerimientos para cada categoría de proveedor, que dependerán del estilo del evento, del tipo de servicio, etc. Define los conocimientos que debe tener el proveedor, sus referencias, el tipo de servicio que se requiere  y los criterios de selección que utilizarás.
Con todos estos datos prepara un briefing detallado para cada categoría de proveedor a contratar y envíalo a tres o cuatro proveedores pre-seleccionados para cada categoría.
Comunícate constantemente con los proveedores
Desde la misma fase de selección, es importante mantener una comunicación fluida con ellos. Evita centrarte únicamente en el servicio exacto que necesitas e infórmales ampliamente acerca del tipo de evento que pretendes realizar, la idea y tema del mismo, el programa previsto, etc. No olvides que los proveedores son expertos en su campo y te podrán aportar ideas, consejos, soluciones, advertencias sobre riesgos, etc.
Fomenta la comunicación de los proveedores entre sí. El lugar, el decorador, el montador del escenario, el proveedor de luz y sonido o el animador tendrán que trabajar juntos y coordinarse. Organiza reuniones conjuntas para que se conozcan, para que aclaren responsabilidades mutuas e identifiquen posibles riesgos. Es conveniente, por ejemplo, organizar una inspección del sitio conjunta para definir claramente dónde se deberá colocar cada proveedor el día de La Celebración y así limitar riesgos.
Consigue toda la información posible sobre cada uno de ellos
A la hora de seleccionar a los proveedores, recopila la información más completa posible sobre cada uno de ellos. Obtener los siguientes datos es importante:
  • ¿Cuántos años de experiencia en eventos tiene ese proveedor?, ¿cuál es el tamaño de su empresa (referencias,  personal, etc.)?
  • ¿En qué eventos ha trabajado y cuál ha sido su papel en ellos?
  • ¿Dispone de su propio equipo (material y personal) o lo subcontrata?
  • ¿Cuál es la actitud del proveedor con cada cliente? Debe ser atento y abierto y tener disponibilidad, mostrar ganas de escuchar y entender la situación.
No olvides que, durante toda La Celebración de la fiesta o evento, usted y su equipo trabajaran con él en situaciones límite, a contrarreloj, bajo presión, etc. y, por tanto, estas cualidades son vitales. Puede ser interesante, además de pedir referencias, conocer un evento en el que el proveedor esté trabajando para comprobar su calidad en una situación real. También puedes pedir al proveedor que te enseñe una muestra concreta de los servicios que realiza.
 
Sé minucios@ y claro
  • Exige un presupuesto claro y detallado. Los proveedores pueden cobrar por horas extras.
  • Pon las cosas por escrito en un contrato. Existen tantos imprevistos posibles, que realizar un contrato es muy prácticamente obligatorio.
  • Comprueba con cada proveedor qué papeleo concreto hay que preparar. Los mismos proveedores te podrán ayudar en los trámites relacionados con su actividad.
  • Comprueba los elementos del servicio que te proponen. Comprobándolo todo evitarás desagradables sorpresas el día del evento.
Gestiona bien el tiempo
Involucra a tus proveedores lo antes posible en el proceso de organización del evento.
Cambiar la planificación o los equipos en el último minuto te puede salir muy caro. Para controlar estos costos autoriza a una o dos personas de tu equipo para que puedan aprobarlos sobre el terreno, si tú no vas a estar siempre en el lugar del evento.
Ante todo, no olvides que es fundamental construir una buena relación con tus proveedores.

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¿Alguna vez has organizado La Celebración de un evento, y ha sido un fracaso de convocatoria? ¿Te has visto comiéndote los pasabocas con el resto del equipo organizador? ¿O te has encontrado con un montón de invitados a los que no conocías de nada?
Éstos son, posiblemente, algunos de los peores fracasos en La Celebración de un evento y las peores pesadillas de cualquier organizador. Las fallas con el  servicio de catering siempre se comentan entre los invitados, pero La Celebración de un evento sin invitados no es un evento.
Eva Plazas, directora de Protocol Events, sugiere estos cinco consejos básicos que hay que considerar a la hora de invitar y confirmar la asistencia a La Celebración de un evento. Si atendemos a estas recomendaciones nos aseguraremos de no llevarnos sustos de última hora.
  • La elección de fechas. Es muy importante seleccionar la fecha adecuada, mirar que no haya otros eventos que puedan interferir en la buena consecución del nuestro (ej., partido de fútbol, festivales, etc.).
  • Escoger el lugar. Tiene que ser un lugar muy bien comunicado, a los asistentes les da pereza hacer grandes desplazamientos por lo que agradecen que el evento se realice en un lugar céntrico, que disponga de parqueadero.
  • Las Invitaciones. Intentar que sea una invitación con gancho, tiene que llamar la atención y el mensaje debe ser claro y tentador. Independientemente de que sea en formato papel o digital. Tenemos que pensar que es nuestra puerta de entrada, por lo que si conseguimos cruzarla ya es un éxito. No debemos olvidar incluir un número telefónico y persona de contacto para confirmaciones.

  • Crear y gestionar la Base de Datos. La base de datos debe estar correctamente filtrada, con los nombres de las personas de contacto a las que nos dirigimos, debemos intentar evitar las direcciones que van a Empresas y departamentos generalizados.
  • Cuidar el Seguimiento y realizar confirmaciones. Para conseguir una buena convocatoria debemos realizar llamadas de seguimiento, para asegurarnos que les han llegado las invitaciones y si no es así remitirlas de nuevo. En la misma llamada podemos tantear la asistencia y confirmarla.

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La contratación de una agencia de organización integral de eventos te evitará semanas, e incluso meses, de quebraderos de cabeza y aportará a La Celebración de tu evento el conocimiento y los elementos creativos específicos. Además, disponen de medios de los que probablemente careces y son capaces de producir todo el entramado que requieren La Celebración de grandes eventos y sorprender a todos los asistentes.
Convenciones, congresos, acontecimientos deportivos, ruedas de prensa, lanzamientos de productos, incentivos… Diferentes tipos de eventos que en el mercado cuentan con profesionales especializados encargados de desarrollar los proyectos desde su planeación hasta su ejecución, desde el diseño de la invitación hasta el marketing y la producción técnica para La Celebración.

Agencias Integrales: Creatividad y Conocimiento
Agencia integral de organización de eventos: empresa organizadora de eventos que cumple un objetivo de comunicación con un importante componente creativo. La creatividad y el conocimiento de los canales de comunicación son los elementos que diferencian a una auténtica agencia de eventos del intrusismo que hay en el sector.
Una buena agencia debe de controlar hasta el mínimo detalle, ya que un pequeño error en el desarrollo del evento puede dar al traste con meses de trabajo. En definitiva, la clave radica en saber medir en cada momento la fuerza y el impacto que hay que transmitir.

¿Por qué contratar una agencia?
  1. La agencia de organización de eventos aporta un conocimiento profesional y técnico superior en el uso de herramientas esenciales y específicas, claves para el profesional del marketing; acciones en vivo, giras, incentivos…
  2. La creatividad de sus profesionales permite en cada momento saber cuál es la actuación más efectiva. A partir de un briefing, los creativos definen cómo crear una estrategia que cumpla los objetivos marcados por el cliente.
  3. El crear las invitaciones, montar la decoración, el espectáculo… en definitiva, tener el control de todos los elementos con el fin último de causar el impacto deseado entre los invitados. Y nada puede quedar al azar.
  4. Una buena agencia se debe encargar de seleccionar los medios audiovisuales, construir los escenarios, definir el espectáculo, coordinar la iluminación y el resto de elementos, tareas nada fáciles y que requieren de una gran experiencia, conocimiento, pericia, control, dotes de mando y tiempo.
  5. Dedicar tiempo, tiempo y más tiempo, elemento imprescindible para crear un evento especial, ya que un acto requiere invertir muchas horas, en la mayoría de los casos meses, que seguramente tú no te puedes permitir, posiblemente porque no dispones de mucho tiempo. Además debes tener en cuenta el sobre esfuerzo que se requiere en los días previos al gran día para que todo salga perfecto.
En definitiva, por el tiempo y la especialización que implica la organización de un evento, es una inversión de la que no te arrepentirás.

Fuente: EventoClick.com
Fotografía:unav.es
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