Claves para una comida empresarial perfecta
Estas organizando un desayuno, almuerzo o comida para los compañeros de la empresa u oficina? Aqui en La Celebración te damos algunas sugerencias…
- Elección de la fecha: La fecha para La Celebración de cualquier evento debe ser pensada con sumo cuidado, para evitar que coincida con eventos de gran relevancia en la ciudad, en el país, etc. Este criterio depende de la importancia del evento y de sus invitados. Asimismo, semanas con días festivos principalmente la víspera de los mismos, proximidad de inicio o de fin del período habitual de fiestas no son fechas aconsejables.
- Selección del local: La selección del local debe estar relacionada con la tipología de La Celebración del evento que se pretende promover y con la época del año en que se enmarca, sin descuidar los accesos y las posibilidades de parqueadero. Cuando se piensa en una solución al aire libre es necesario manejar siempre un plan B que de respuesta a las hipotéticas condiciones climatológicas menos favorables. La empresa de catering debe ser informada del local con suficiente antelación para garantizar la posibilidad de ejecución del servicio mediante las condiciones técnicas y logísticas previstas. En el caso de que la empresa de catering no haya trabajado anteriormente en ese local deberá ser promovida una visita técnica al espacio antes del evento.
- El horario: El horario para La Celebración de un evento ayuda a definir la tipología del servicio. Por ejemplo, si el objetivo pasa por crear un pequeño momento de convivencia informal al final del día con duración aproximada de una hora u hora y media, entonces debe tratarse necesariamente de un coctel. Durante un evento, es necesario percibir las necesidades de los invitados. Una vez definido el formato del servicio adecuado, es necesario evitar que se aproxime la hora de comer, para que los invitados no estén a la espera de algo más como, por ejemplo, un plato caliente.
- El número de invitados: El número máximo y mínimo de invitados que pueden participar en un evento es una noción que debe estar siempre presente. De ese factor dependen variables importantes como el local/espacio, la respectiva capacidad y la tipología del servicio. Un espacio puede ser excelente para un coctel de 20 personas, pero, desaconsejable para una comida de 15.
- La tipología del servicio: Después de definidos los puntos anteriores, están reunidas las condiciones para decidir con claridad la tipología del servicio: desayuno o refrigerio; almuerzo de pie o buffet sentado; coctel o menú. Esta elección se realiza en concordancia con las características del evento que se está organizando.
- Solicitudes de propuestas: La forma ideal para articular todas las partes armoniosamente pasa por definir los puntos anteriores antes de solicitar propuestas para la realización del evento. En lo que concierne al espacio, si no tiene fechas disponibles o si hubiera alguna indefinición, no se puede hacer reserva o bloqueo de fecha. En lo relativo al catering, para que el cliente pueda beneficiarse de una propuesta personalizada y hecha a medida de su evento, tendrá de facilitar los detalles concretos que permitan adecuar los servicios propuestos.
- Selección y composición del menú: El análisis de las propuestas debe ser hecho con rigor. A veces se comparan composiciones distintas de forma similar, es necesario considerar la cantidad y la variedad de los platos contemplados. De igual modo, los platos o productos más sujetos a variaciones de temperatura tienen la ventaja de adaptarse a los condicionantes logísticos. Actualmente, la cuestión de las alergias e intolerancias a algunos alimentos también es muy frecuente, por lo que el coordinador del evento debe siempre averiguar qué riesgos pueden existir entre sus invitados. Esta cuestión se aplica principalmente en menús con opciones únicas.
- El precio: A la hora de comparar propuestas deben considerarse algunos factores de forma imprescindible: la composición, la calidad del servicio, los medios humanos y materiales contemplados, la logística inherente al servicio/evento, etc.
- La logística del evento: Los montajes, la ejecución y los desmontajes del servicio deberán ser coordinadas en sintonía con diferentes actores del evento: el coordinador del evento, los responsables del espacio donde se realiza y los proveedores de servicios. Muchas veces, el plan de montaje está sujeto a varios ajustes por no ser posible conciliar la intervención simultánea de los diferentes actores. El mismo plan sirve de guía para definir la intervención de cada actor.
- El acompañamiento: Es muy importante saber quiénes son los responsables de la empresa que asisten al evento y sus respectivos contactos. En el día de La Celebración del evento, en caso de que sea necesario dar alguna información adicional, deben ser creados canales rápidos y eficaces de comunicación.
Fuente: EventoClick.com
Imagen:CulturaeMedellin.gov.co