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¿Alguna vez has organizado La Celebración de un evento, y ha sido un fracaso de convocatoria? ¿Te has visto comiéndote los pasabocas con el resto del equipo organizador? ¿O te has encontrado con un montón de invitados a los que no conocías de nada?
Éstos son, posiblemente, algunos de los peores fracasos en La Celebración de un evento y las peores pesadillas de cualquier organizador. Las fallas con el  servicio de catering siempre se comentan entre los invitados, pero La Celebración de un evento sin invitados no es un evento.
Eva Plazas, directora de Protocol Events, sugiere estos cinco consejos básicos que hay que considerar a la hora de invitar y confirmar la asistencia a La Celebración de un evento. Si atendemos a estas recomendaciones nos aseguraremos de no llevarnos sustos de última hora.
  • La elección de fechas. Es muy importante seleccionar la fecha adecuada, mirar que no haya otros eventos que puedan interferir en la buena consecución del nuestro (ej., partido de fútbol, festivales, etc.).
  • Escoger el lugar. Tiene que ser un lugar muy bien comunicado, a los asistentes les da pereza hacer grandes desplazamientos por lo que agradecen que el evento se realice en un lugar céntrico, que disponga de parqueadero.
  • Las Invitaciones. Intentar que sea una invitación con gancho, tiene que llamar la atención y el mensaje debe ser claro y tentador. Independientemente de que sea en formato papel o digital. Tenemos que pensar que es nuestra puerta de entrada, por lo que si conseguimos cruzarla ya es un éxito. No debemos olvidar incluir un número telefónico y persona de contacto para confirmaciones.

  • Crear y gestionar la Base de Datos. La base de datos debe estar correctamente filtrada, con los nombres de las personas de contacto a las que nos dirigimos, debemos intentar evitar las direcciones que van a Empresas y departamentos generalizados.
  • Cuidar el Seguimiento y realizar confirmaciones. Para conseguir una buena convocatoria debemos realizar llamadas de seguimiento, para asegurarnos que les han llegado las invitaciones y si no es así remitirlas de nuevo. En la misma llamada podemos tantear la asistencia y confirmarla.

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Decorar un evento no es una tarea sencilla y probablemente tampoco sea barata, ahora, con un poco de gusto y mucho de imaginación puede resultar un éxito y una tarea agradable. Aquí en La Celebración te damos algunos consejos que podés tener en cuenta en las fiestas, eventos y reuniones sociales.
  • Coordinado. Que todo vaya acorde a La Celebración, sobre todo en cuanto a colores: la mantelería, los centros de mesa, los adornos, los lazos… Si La Celebración te la sirven en algún sitio contratado, tené en cuenta esto a la hora de elegir los manteles (siempre que te den la opción) o, al menos, a la hora de pedirles colores determinados de flores en los centros de mesa.
  • Sencillo. La frase ‘menos es más’ se puede aplicar, en términos generales, a la decoración de las celebraciones. No por recargar va a quedar mejor. Un detalle aquí, una velita allá, unos globos en la esquina… Mejor eso que muchas cosas encima de las mesas, por ejemplo, donde tendrán que ser los protagonistas los platos.
  • Flores. Las flores son el arma principal de un decorador en La Celebración de eventos y fiestas. Permiten dar vida a un salón triste y oscuro; por eso son el elemento decorativo más utilizado. Aunque sea un pequeño banquete en casa, encarga unos centros de mesa o unos adornos florales sencillos que den colorido y vida a La Celebración. Si querés algo más sobrio, apuesta siempre por las flores blancas con fondos de verdes naturales.

  • Telas Y Velas. Después de las flores, las telas y las velas resultan imprescindibles. Si lo haces en casa, recupera algún farol o candelabro que tengas en una esquina para ubicarlo estratégicamente sobre la mesa en la que pondrás las bebidas, por ejemplo. Y con retales de telas podés hacer maravillas, sobre todo si apuestas por tejidos naturales como la organza, el lino…
  • Globos. Sobre todo en las fiestas infantiles, los adornos hechos con globos quedan muy bien. Se trata de que sean composiciones sencillas, bien combinadas en cuanto a los colores, y muy llamativas si es para cumpleaños, sobre todo. Mira ideas en nuestra sección de decoración.
  • Alfombrar. En las ceremonias, la alfombra se antoja imprescindible para dar cuerpo al pasillo de llegada al altar o mesa del oficiante, sea una comunión o una boda. La más habitual es la roja, aunque nos gusta aconsejar algo más visual como la alfombra blanca. Aunque casi cualquier color podés utilizar que se te ocurra en alquilar…
  • Detalles Mini. Confetti metalizado sobre las mesas, una carta impresa sobre cada plato que esconde un regalo para el invitado. Nada escapa a los ojos de quienes van a La Celebración y podés quedar estupendamente con poco dinero.

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¿Qué hacer con los novios de las primas? ¿Y con los novios recientes de las amigas?
Cuando se arman las listas de invitados para La Celebración, siempre se sabe que, a último momento se agregan algunas personas más, y este el tema de los novios.
¿Hay que invitar a los novios de las primas? Es una pregunta que todas las novias se hacen. Hay que tener en cuenta unos temas para La Celebración:
¿Veo seguido a mi prima, tengo relación, o no? De esto depende muchísimo la respuesta a la pregunta. Si es una prima con quien tenés una relación estrecha, el novio tiene que ir. Al menos que esté estrenando novio hace poco. Por lo general lo que muchas novias hacen cuando tienen primas adolescentes con novio, es invitarlos cuando llevan más de un año juntos.
Con respecto a los novios recientes de las amigas, es diferente. Aquí juega mucho el conocer a la amiga. Si es algo serio o no. En definitiva es La Celebración de tu boda y tus amigas van a compartir contigo. La mejor opción es invitar a los recientes de las primas después de los 12 meses y a los recientes de tus amigas íntimas a comer.
¿Cómo lo piensas manejar?
Imagen: BodaClick.com

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Por Por Isabel Escauriaza
A la hora de organizar La Celebración de un evento no puedes olvidar nunca que debes tener en cuenta a los participantes con necesidades específicas en la alimentación. Las empresas de catering están cada vez más profesionalizadas y permiten elaborar menús ajustados a las necesidades del cliente.  Para algunos, estas dietas son obligatorias, los casos con los que podemos encontrarnos son: celíacos,  diabéticos, intolerantes a la lactosa, alérgicos a las proteínas del huevo, Vegetarianos, síndrome de colon irritable. También, hay que considerar los de origen cultural y religioso; como por ejemplo los católicos practicantes deben evitar la carne algunos viernes del año; los musulmanes y los judíos no consumen carnes y productos derivados del cerdo; algunos judíos ortodoxos siguen la dieta kosher que afecta a numerosos productos y a su forma de elaboración; los chinos evitan los excesos de grasas; para los hindúes es inaceptable comer carne de res y los budistas no suelen comer carne por consideración hacia los seres vivos, aunque su religión no les marca ningún precepto en este sentido.
Conocer las necesidades de los asistentes
Una de las primeras cuestiones que nos vendrá a la cabeza a la hora de considerar estas dietas especiales será la de saber si contamos con invitados que tengan estas particularidades. Para saberlo, podemos utilizar varios sistemas dependiendo del tipo de acto que estemos organizando.
Cuando se organiza La Celebración de un evento con grupos de invitados específicos es relativamente fácil: asociaciones de afectados, grupos de invitados de determinadas religiones o nacionalidades, etc.
Si se trata de asistentes invitados, podemos agregar una nota en la invitación en la que pidamos a los asistentes, junto con su confirmación, que nos informen en caso de necesitar una dieta especial.
En caso de tratarse de participantes que deben enviar un registro o pre-registro para informar de su asistencia, entonces agregaremos una casilla en la que podrán especificar sus necesidades.
 
Podemos optar por varias soluciones dependiendo de la cantidad de asistentes que requieran una dieta específica. Si son mayoría, se puede plantear todo el menú siguiendo la dieta en cuestión. Si por el contrario, son minoría, podemos preparar un menú especial para ellos y atender con atención a los invitados que deban cuidar los alimentos. Si conseguimos identificar a estas personas y darles un trato personalizado quedarán muy satisfechas. La verdad es que no suele ser frecuente.
Cuando La Celebración del evento consista en una comida, cena o banquete será obligatorio preguntar por las dietas especiales a los comensales y preparar un menú adecuado para aquellos que lo requieran.
Así mismo, siempre es recomendable preguntar a asociaciones o expertos sobre la alimentación que exige cada uno de los casos. Como Asociaciones o Fundaciones para Celiacos, Diabéticos, Alérgicos a Alimentos etc.
Fotografía: Casamientosonline.com
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