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Aquí en La Celebración te  ofrecemos una serie de interrogantes a responder para que puedas elegir acertadamente el Salón de Recepciones:

  • El precio de alquiler y de los servicios, ¿están acorde con tu presupuesto?
  • El sitio está bien cuidado o va a necesitar mucha decoración para esconder aquellos defectos que tiene bien sea en las paredes, techo o en el piso. Si es una boda ¿Está cerca del Templo? ¿Es de fácil acceso?
  • ¿Tiene suficiente estacionamiento? ¿Posee seguridad tanto en el estacionamiento como en la entrada al salón?
  • ¿Existe espacio suficiente para todos tus invitados, la orquesta, la pista de baile, el área de las fotografías, las mesas para la comida, pastel y protocolo?
  • Los baños, ¿tienen espacio suficiente, están limpios, ventilados, tendrán personal para el mantenimiento durante la Boda?
  • ¿Tiene buena iluminación?
  • ¿Qué menús ofrecen? ¿Cuál es la variedad de comidas y de pasabocas?
  • ¿Qué incluye el descorche?
  • Forma de Pago, ¿cuál es el monto mínimo para la reserva? ¿En cuántas partes puedes cancelarlo? ¿Cuáles serán los plazos para la cancelación? ¿En qué fecha deberás cancelar el total?
  • ¿Cómo manejan los cambios de fechas o las cancelaciones? ¿Tienen reembolsos sí hay cancelación del evento?
  • ¿Cuál es el número de invitados máximo que cabe cómodamente? ¿Cuál es el número mínimo de invitados para lo cual alquilan este salón?
  • ¿Horas permitidas para el evento? ¿Pueden solicitarse horas extras? ¿Cuál es el costo de la hora extra de alquiler?
  • ¿Cómo es la acústica del salón? Es muy importante que la música se escuche bien.
  • El lugar de La Celebración se comparte con otro evento el mismo día. ¿Cómo manejan la privacidad y el servicio para cada evento?
  • ¿Existe alguna restricción para la Decoración, la Música y para otros proveedores?
  • ¿Tienen prueba del menú? ¿Para cuántas personas es esta prueba?

Básicamente debes recurrir a tu sentido común. Visita los posibles lugares con anticipación y piensa… ¿me gustaría pasar varias horas en este lugar para La Celebración de mi fiesta o evento? Estaría dispuest@ a pagar la cantidad de dinero solicitada por estar aquí? Confía en tus instintos y si algo te dice que el lugar no es el correcto, tómate el tiempo y sigue buscando.

 

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Actualmente, ya no se suele bautizar a los niños recién nacidos (al mes o dos meses de haber nacido), sino que se suele esperar más tiempo. Hay niños que ya van caminando a La Celebración de su bautizo.
Tradicionalmente los regalos que se entregan en La Celebración de un bautizo suelen ser objetos duraderos, que de algún modo, sirvan de recuerdo para toda la vida. Ahora bien, hay que tener en cuenta que los obsequios más señalados deben reservarse para los miembros más cercanos de la familia, bien sean padres, hermanos o amigos. Otro punto es que debe hablarse de los regalos con los padres, para saber quién regalará qué y evitar que se repitan los mismos detalles.
Lo tradicional
Los llamados regalos tradicionales para La Celebración de un bautizo, es pensar principalmente en objetos de plata.
  • Un sonajero
  • Una concha para utilizar en el bautizo (o para recordar la fecha del bautizo)
  • Un sujeta mamilas
  • Una cucharita papillera
  • Una medallita
  • Esclavas y medallas de oro grabadas con el nombre y la fecha.
  • El vestido de bautizo o faldón, si la familia no lo tiene de herencia.
  • Imperdibles de oro y perlas o plata, para los baberos.
  • Una cruz de oro o plata
  • Los cubiertos en plata (cuchillo, cuchara y tenedor), que a veces se graban con el nombre.

Y muchos otros objetos de plata que puede encontrar en cualquier joyería.

Lo práctico
  • Un álbum de fotos para poner las fotos de los primeros meses de vida del bebé.
  • Una cuna de viaje.
  • Cesticas con productos de aseo para el niño (colonias, talcos, toallitas).
  • Ropitas para el bebé: un vestido o trajecito, una pijama, una manta para la cuna o el coche del bebé u otra prenda de vestir que pueda resultar de utilidad para el bebé.
  • Un mueble portátil o trona plegable para dar la comida.
  • Un complemento para el coche del bebé, la cuna, etc.
  • Un coche de bebe.
  • Un andador.

Por el lado de la tecnología tiene calienta teteros, radio control para escuchar al bebé si llora o hace ruidos extraños, cámara miniaturizada para observar al bebé e incluso aparatos que mecen de forma automática la cuna. Un amplio surtido para elegir. En cualquier tienda para bebés tiene, también, cientos de juguetes donde poder elegir algo adecuado a la edad del bautizado. Juegos y juguetes que pueden ser un buen aliciente para el desarrollo motriz y creativo del niño.

Lo más novedoso
La cápsula del tiempo, una cajita donde guardar todos sus recuerdos del primer año. Después se sella y no se abrirá hasta una ocasión especial: cuando cumpla 18 años, cuando se gradúe, etc.
Lo de antaño
Los padrinos, solían abrir una cuenta de ahorros a nombre del bautizado con una cierta cantidad de dinero para que a medida que fuera creciendo el niño fuera ahorrando dinero para el futuro y fuera aprendiendo el valor del ahorro. Otros padrinos lo hacen en el momento de la comunión del niño. No obstante esta es una tradición que apenas se sigue en la actualidad.
Lo solidario
En lugar de hacer un regalo, se puede hacer una donación a alguna ONG.
Y recuerde que el regalo puede variar en función de la edad del bautizado.

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La búsqueda y  selección de proveedores son de suma importancia para el éxito en La Celebración de una fiesta o evento. Los proveedores son los que harán de cada proyecto una realidad. Su calidad, experiencia y voluntad de hacerlo bien son esenciales, además de ser fundamental construir una buena relación con tus proveedores
Define bien tus necesidades
Piensa bien en tus necesidades, y prepara una lista precisa con:
Los tipos de proveedores necesarios (catering, equipos audiovisuales, decoración, animación, meseros, etc.), según se derive del programa detallado del evento.
Los requerimientos para cada categoría de proveedor, que dependerán del estilo del evento, del tipo de servicio, etc. Define los conocimientos que debe tener el proveedor, sus referencias, el tipo de servicio que se requiere  y los criterios de selección que utilizarás.
Con todos estos datos prepara un briefing detallado para cada categoría de proveedor a contratar y envíalo a tres o cuatro proveedores pre-seleccionados para cada categoría.
Comunícate constantemente con los proveedores
Desde la misma fase de selección, es importante mantener una comunicación fluida con ellos. Evita centrarte únicamente en el servicio exacto que necesitas e infórmales ampliamente acerca del tipo de evento que pretendes realizar, la idea y tema del mismo, el programa previsto, etc. No olvides que los proveedores son expertos en su campo y te podrán aportar ideas, consejos, soluciones, advertencias sobre riesgos, etc.
Fomenta la comunicación de los proveedores entre sí. El lugar, el decorador, el montador del escenario, el proveedor de luz y sonido o el animador tendrán que trabajar juntos y coordinarse. Organiza reuniones conjuntas para que se conozcan, para que aclaren responsabilidades mutuas e identifiquen posibles riesgos. Es conveniente, por ejemplo, organizar una inspección del sitio conjunta para definir claramente dónde se deberá colocar cada proveedor el día de La Celebración y así limitar riesgos.
Consigue toda la información posible sobre cada uno de ellos
A la hora de seleccionar a los proveedores, recopila la información más completa posible sobre cada uno de ellos. Obtener los siguientes datos es importante:
  • ¿Cuántos años de experiencia en eventos tiene ese proveedor?, ¿cuál es el tamaño de su empresa (referencias,  personal, etc.)?
  • ¿En qué eventos ha trabajado y cuál ha sido su papel en ellos?
  • ¿Dispone de su propio equipo (material y personal) o lo subcontrata?
  • ¿Cuál es la actitud del proveedor con cada cliente? Debe ser atento y abierto y tener disponibilidad, mostrar ganas de escuchar y entender la situación.
No olvides que, durante toda La Celebración de la fiesta o evento, usted y su equipo trabajaran con él en situaciones límite, a contrarreloj, bajo presión, etc. y, por tanto, estas cualidades son vitales. Puede ser interesante, además de pedir referencias, conocer un evento en el que el proveedor esté trabajando para comprobar su calidad en una situación real. También puedes pedir al proveedor que te enseñe una muestra concreta de los servicios que realiza.
 
Sé minucios@ y claro
  • Exige un presupuesto claro y detallado. Los proveedores pueden cobrar por horas extras.
  • Pon las cosas por escrito en un contrato. Existen tantos imprevistos posibles, que realizar un contrato es muy prácticamente obligatorio.
  • Comprueba con cada proveedor qué papeleo concreto hay que preparar. Los mismos proveedores te podrán ayudar en los trámites relacionados con su actividad.
  • Comprueba los elementos del servicio que te proponen. Comprobándolo todo evitarás desagradables sorpresas el día del evento.
Gestiona bien el tiempo
Involucra a tus proveedores lo antes posible en el proceso de organización del evento.
Cambiar la planificación o los equipos en el último minuto te puede salir muy caro. Para controlar estos costos autoriza a una o dos personas de tu equipo para que puedan aprobarlos sobre el terreno, si tú no vas a estar siempre en el lugar del evento.
Ante todo, no olvides que es fundamental construir una buena relación con tus proveedores.

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Estas organizando un desayuno, almuerzo o comida para los compañeros de la empresa u oficina? Aqui en La Celebración te damos algunas sugerencias…

  • Elección de la fecha: La fecha para La Celebración de cualquier evento debe ser pensada con sumo cuidado, para evitar que coincida con eventos de gran relevancia en la ciudad, en el país, etc. Este criterio depende de la importancia del evento y de sus invitados. Asimismo, semanas con días festivos  principalmente la víspera de los mismos, proximidad de inicio o de fin del período habitual de fiestas no son fechas aconsejables.
  • Selección del local: La selección del local debe estar relacionada con la tipología de La Celebración del evento que se pretende promover y con la época del año en que se enmarca, sin descuidar los accesos y las posibilidades de parqueadero. Cuando se piensa en una solución al aire libre es necesario manejar siempre un plan B que de respuesta a las hipotéticas condiciones climatológicas menos favorables.  La empresa de catering debe ser informada del local con suficiente antelación para garantizar la posibilidad de ejecución del servicio mediante las condiciones técnicas y logísticas previstas. En el caso de que la empresa de catering no haya trabajado anteriormente en ese local deberá ser promovida una visita técnica al espacio antes del evento.
  • El horario: El horario para La Celebración de un evento ayuda a definir la tipología del servicio. Por ejemplo, si el objetivo pasa por crear un pequeño momento de convivencia informal al final del día con duración aproximada de una hora u hora y media, entonces debe tratarse necesariamente de un coctel. Durante un evento, es necesario percibir las necesidades de los invitados. Una vez definido el formato del servicio adecuado, es necesario evitar que se aproxime la hora de comer, para que los invitados no estén a la espera de algo más como, por ejemplo, un plato caliente.
  • El número de invitados: El número máximo y mínimo de invitados que pueden participar en un evento es una noción que debe estar siempre presente. De ese factor dependen variables importantes como el local/espacio, la respectiva capacidad y la tipología del servicio. Un espacio puede ser excelente para un coctel de 20 personas, pero, desaconsejable para una comida de 15.
  • La tipología del servicio: Después de definidos los puntos anteriores, están reunidas las condiciones para decidir con claridad la tipología del servicio: desayuno o refrigerio; almuerzo de pie o buffet sentado; coctel o menú.  Esta elección se realiza en concordancia con las características del evento que se está organizando.
  • Solicitudes de propuestas: La forma ideal para articular todas las partes armoniosamente pasa por definir los puntos anteriores antes de solicitar propuestas para la realización del evento. En lo que concierne al espacio, si no tiene fechas disponibles o si hubiera alguna indefinición, no se puede hacer reserva o bloqueo de fecha. En lo relativo al catering, para que el cliente pueda beneficiarse de una propuesta personalizada y hecha a medida de su evento, tendrá de facilitar los detalles concretos que permitan adecuar los servicios propuestos.

  • Selección y composición del menú: El análisis de las propuestas debe ser hecho con rigor. A veces se comparan composiciones distintas de forma similar, es necesario considerar la cantidad y la variedad de los platos contemplados. De igual modo, los platos o productos más sujetos a variaciones de temperatura tienen la ventaja de adaptarse a los condicionantes logísticos. Actualmente, la cuestión de las alergias e intolerancias a algunos alimentos también es muy frecuente, por lo que el coordinador del evento debe siempre averiguar qué riesgos pueden existir entre sus invitados. Esta cuestión se aplica principalmente en menús con opciones únicas.
  • El precio: A la hora de comparar propuestas deben considerarse algunos factores de forma imprescindible: la composición, la calidad del servicio, los medios humanos y materiales contemplados, la logística inherente al servicio/evento, etc.
  • La logística del evento: Los montajes, la ejecución y los desmontajes del servicio deberán ser coordinadas en sintonía con diferentes actores del evento: el coordinador del evento, los responsables del espacio donde se realiza y los proveedores de servicios. Muchas veces, el plan de montaje está sujeto a varios ajustes por no ser posible conciliar la intervención simultánea de los diferentes actores. El mismo plan sirve de guía para definir la intervención de cada actor.
  • El acompañamiento: Es muy importante saber quiénes son los responsables de la empresa que asisten al evento y sus respectivos contactos. En el día de La Celebración del evento, en caso de que sea necesario dar alguna información adicional, deben ser creados canales rápidos y eficaces de comunicación.
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