Lo primero que hay que tener claro, es la razón por la que se va a realizar La Celebración del evento, cuál es el mensaje que se quiere transmitir.
El próximo paso, sería pensar si lo quieres organizar solo o contratar a un especialista. Si optas por lo segundo, elige a un organizador experto.
Previo a la organización, hay que tener claro el formato de La Celebración del evento, si va a ser un curso de formación, un viaje de incentivos, el lanzamiento de un producto, un congreso, un paquete de actividades de team building, etc.
Incluso, puede tratarse de un evento multidisciplinar, una mezcla de varios formatos, para ahorrar presupuesto o para abarcar más público.
Por otro lado, programar La Celebración de un evento no es tarea fácil, pues para decidir en qué fecha celebrarlo, antes hay que considerar varias cuestiones: períodos vacacionales, obligaciones profesionales de los conferenciantes o participantes, días festivos, etc. En definitiva, no resulta nada sencillo acertar con la fecha cuando el número de asistentes oscila entre los 150 y 500. Ya lo dice el refrán: “Nunca llueve a gusto de todos”.
Otras cuestiones que habría que definir, serían: el perfil de los asistentes, el número de estos que se prevén y la duración del evento.
Referente a gastos, no hay que olvidar que será necesario contar con un seguro de responsabilidad civil.
Ahora hablemos del lugar donde se va a celebrar. Esta decisión, deberás tomarla al principio de la planificación del evento. Si éste no precisa de un lugar aislado, es mejor elegir aquél que sea de fácil acceso, como por ejemplo, cerca de un aeropuerto internacional, una estación de trenes o una autopista y a ser posible, que reúna las condiciones de confortabilidad y originalidad. Lugares de celebración que están en boga, son: museos, salas de cine, jardines botánicos, veleros, fincas, teatros… (dependiendo del mensaje que se quiera transmitir).
Y por último, hay que tener en cuenta un asunto que es de suma importancia: las barreras arquitectónicas. El lugar de La Celebración del evento, debe estar completamente adaptado para los asistentes discapacitados.
Sigue estos 10 puntos claves a tener en cuenta en la Organización de tus Eventos:
- Definir los objetivos de manera clara, antes de hacer nada: ¿para que organizamos el evento? ¿Qué objetivos esperamos cumplir?
- Decidir el presupuesto, que no debe ser mayor a los beneficios estimados del evento.
- Designar un responsable del Evento, sólo debe haber un responsable final que lo coordine todo, decidamos ya quien será.
- Tener claro que los invitados serán quienes te ayuden a alcanzar el objetivo marcado, selecciónalos con esos parámetros.
- Ahora estamos listos para elegir los proveedores: desde un posible Organizador Integral a diferentes colaboradores, antes de elegir el proveedor ya sabemos que queremos conseguir y cómo, escuchemos también a los profesionales y dejemos que critiquen nuestro plan de Evento, aprendamos de sus opiniones y sopesemos.
- Definir el programa. Un buen programa debe ser: fácil de recordar y fluir de manera natural.
- Selección y Análisis del espacio donde celebraremos el Evento, no tengamos en cuenta solo sus características con respecto al Evento o a nosotros, es fundamental que lo analicemos con respecto a los invitados: Que tan fácil será llegar, necesitarán alojamiento, podrán parquear, es un sitio tranquilo…
- Plantear los puntos fuertes y débiles del evento y aprender a gestionarlos, por ejemplo, en un Evento en el que en la entrada se produce una cola de 1h, necesitas programar alguna actividad para que la espera sea llevadera.
- Estrategia de comunicación del Evento: Generemos interés y curiosidad, comuniquemos un concepto, no mil ideas, no hay quien las recuerde.
- Y llegó el gran día: El evento, ese día, sobre todas las cosas, debemos estar atentos al mismo, es nuestro momento, no para disfrutar, sino para trabajar intensamente en la consecución de los Objetivos, no somos otro invitado, hemos organizado este Evento con un objetivo, trabajemos para alcanzarlo.
A partir de aquí empieza otra fase de la Organización del Evento, una fase reflexiva, el análisis post-evento: ser crítico con uno mismo, buscar la excelencia en cada uno de tus actos, ser absolutamente exigente contigo mismo es la mejor manera de analizarlo, sé sincero y estate tan contento como merezcas.
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