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Una piscina es el marco ideal para La Celebración de una fiesta o evento refrescante, un lanzamiento de producto o un coctel.
¡Encontrar un lugar con piscina o estanque no es tan difícil si no pretendes que tus asistentes se den un bañito en ella! Una piscina sugiere un ambiente refrescante, ‘cool’ y relajado para un evento de tarde noche.
Actividades:
Lo primero es preparar la decoración en torno a la piscina. Considera que la piscina es el escenario central del evento; incluso puedes construir una plataforma sobre la piscina en la que tendrán lugar las intervenciones de presentadores y animadores, o una pista de baile. (Claro que todo depende de la profundidad de la piscina, del presupuesto y de las actividades a organizar en La Celebración del evento). Aún conseguirás un efecto más espectacular si ubicas la cabina del DJ sobre el agua…
 
Se ubican algunos muebles o sofás tipo lounge alrededor de la piscina para que los invitados se relajen tomando sus copas. Decorando las sillas con cojines impresos con los logos y los colores del evento. Este detalle siempre tiene mucho impacto en los asistentes.
Si buscas crear una atmósfera más recogida, podés construir un toldo con los colores del evento o con el logo. Si tenés que hacer alguna proyección, podés utilizar alguna parte de la lona como pantalla.
La iluminación juega un importante papel en la recreación del ambiente deseado para La Celebración. Utiliza una iluminación discreta, indirecta. Si el jardín cuenta con palmeras, se ubican focos a sus pies dirigidos hacia las copas. La iluminación con velas flotantes, perfumadas o no, agregando matices a la decoración y generando una atmósfera idónea. También los colores de la piscina pueden cambiar, construir cascadas e iluminarlas con fibra óptica.
En los árboles y ramajes se pueden poner bombillitos que dan un efecto muy vistoso.
Si los invitados tienen que pasar por un camino determinado para acceder a la zona de la piscina, ilumínalo con antorchas. Haz que el fuego les dé la bienvenida.
Con el catering se debe preparar algún menú tropical en forma de aperitivos, cocteles o batidos. También pueden ser buffets y menús temáticos como: thai, hindú, sushi, tapas españolas, francés, marroquí, etc.. Disponer la barra de bebidas o de aperitivos de manera que los invitados puedan circular alrededor de ella. Para La Celebración de estos eventos son muy adecuadas las mesas metálicas con un hueco en su centro que permiten poner un recipiente con velas flotantes.
La actuación de un show tropical al ritmo de tambores hará que bailen con todos los invitados.

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Por: Mauricio Lilliegren Procel
Si nos referimos a La Celebración y organización de congresos, convenciones, ferias y eventos en general, recurriendo a  verdaderos profesionales nos sentiremos mucho menos preocupados, perderemos menos tiempo, dinero y lo más importante se ganará credibilidad y prestigio habiendo ofrecido un evento de primera categoría.
En muchos casos a la hora de organizar un evento las empresas e instituciones se preocupan mucho por el asunto costos, y asignan o contratan de una manera inapropiada a un personal sin ninguna experiencia para planificar, organizar y coordinar La Celebración del evento en cuestión. Estas fórmulas más económicas pueden resultar, y también hay que analizar conjuntamente con el tema de costos las posibles consecuencias que pueden resultar de una planificación y organización totalmente empíricas.
Frente a esta mala decisión puedo detallar algunos casos:
  • Los servicios y productos contratados sean de mala calidad.
  • Manejo de proveedores y auspicios inadecuado.
  • Insuficiencia estratégica a la hora de comercializar el evento y como resultado poca convocatoria.
  • Logística del evento descoordinada y como resultado atrasos y pérdidas de tiempo en el cronograma de actividades.
  • Personal de apoyo inadecuado y sin preparación, y como resultado, los asistentes al evento no sean tratados profesionalmente.
  • En el peor de los casos puede ocurrir una intoxicación masiva, al tratarse de un pésimo servicio de catering, que no cumpla con los requerimientos sanitarios mínimos, ni equipos adecuados que mantengan la cadena de frío.
  • Sistemas de Seguridad no efectiva o insuficiente.
Los resultados finales por el simple hecho de reducir extremadamente los costos, desmejorando la efectividad de La Celebración, la calidad de productos y servicios tienen un impacto muy negativo, en aspectos como:
  • Decepción de los asistentes del evento.
  • Vergüenza, frustración y desprestigio de la empresa o institución organizadora del evento.
  • Prensa negativa para el evento, la empresa o institución organizadora.
  • Pérdida de credibilidad de los asistentes hacia los organizadores.
  • Problemas de convocatoria en eventos futuros.
Todas estas consecuencias tratándose de un evento internacional se multiplican por mil veces, pues el prestigio de la ciudad sede también está en juego como el de sus instituciones, y esto nunca debemos olvidar.
 
Es por eso que para la realización de eventos internacionales se debe mantener estándares internacionales de organización, comercialización y coordinación del evento en cuestión.
Saber que quienes nos visitan son turistas y profesionales extranjeros exigentes en cuanto a la calidad de servicios y organización; y si queremos ganar prestigio y confianza de las empresas, instituciones y profesionales extranjeros debemos aplicar conscientemente estándares internacionales de organización

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¿Sabes cuáles son los trámites administrativos que requiere organizar La Celebración de un evento en la playa?
Si te planteas llevar a cabo La Celebración de cualquier evento en la playa lo primero que debes hacer es hablar con la Capitanía de Puerto y la Secretaria de Turismo pertenecientes a la alcaldía del sitio. Normalmente, son éstas entidades las encargadas de dar los permisos adecuados y aplicar las normativas que a veces derivan de otras instancias superiores como el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en concertación con la Secretaría de Turismo.
Ármate de paciencia, ya que cada uno de estos entes, es un mundo y tiene sus propios procesos. En algunos casos, sólo se necesita una semana de antelación, en otros, meses.
En cualquier caso, y cuando se solicite un permiso para organizar La Celebración de un evento en este tipo de espacios abiertos públicos, casi siempre se deben aportar los siguientes datos:
  • Adecuación de los elementos a instalar a las normas.
  • Constatación de que no se incurre en ninguna prohibición.
  • Dimensiones de los elementos, sistema de montaje y lugar exacto donde se pretende ubicar.
  • Justificación técnica de los elementos estructurales necesarios para su estabilidad y seguridad.
  • Planos de situación, emplazamientos, etc.
  • Secciones y alzados tanto del elemento como de las fachadas, cierres o elementos verticales sobre los que se instale, en los que se refleje exactamente las proyecciones, tanto sobre el suelo como sobre los paramentos verticales.
  • Debes pedir permiso también para los vehículos que vayas a estacionar y el nivel de decibelios que quieras emitir. Aporta toda la información sobre el evento y cuanto antes empieces a informarte mejor.
Y Recuerda: Para organizar eventos en espacios públicos habla con los ayuntamientos = Capitanía de Puerto y Secretaria de Turismo.

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Lo primero que hay que tener claro, es la razón por la que se va a realizar La Celebración del evento, cuál es el mensaje que se quiere transmitir.
El próximo paso, sería pensar si lo quieres organizar solo o contratar a un especialista. Si optas por lo segundo, elige a un organizador experto.
Previo a la organización, hay que tener claro el formato de La Celebración del evento, si va a ser un curso de formación, un viaje de incentivos, el lanzamiento de un producto, un congreso, un paquete de actividades de team building, etc.
Incluso, puede tratarse de un evento multidisciplinar, una mezcla de varios formatos, para ahorrar presupuesto o para abarcar más público.
Por otro lado, programar La Celebración de un evento no es tarea fácil, pues para decidir en qué fecha celebrarlo, antes hay que considerar varias cuestiones: períodos vacacionales, obligaciones profesionales de los conferenciantes o participantes, días festivos, etc. En definitiva, no resulta nada sencillo acertar con la fecha cuando el número de asistentes oscila entre los 150 y 500. Ya lo dice el refrán: “Nunca llueve a gusto de todos”.
Otras cuestiones que habría que definir, serían: el perfil de los asistentes, el número de estos que se prevén y la duración del evento.
Referente a gastos, no hay que olvidar que será necesario contar con un seguro de responsabilidad civil.
Ahora hablemos del lugar donde se va a celebrar. Esta decisión, deberás tomarla al principio de la planificación del evento. Si éste no precisa de un lugar aislado, es mejor elegir aquél que sea de fácil acceso, como por ejemplo, cerca de un aeropuerto internacional, una estación de trenes o una autopista y a ser posible, que reúna las condiciones de confortabilidad y originalidad. Lugares de celebración que están en boga, son: museos, salas de cine, jardines botánicos, veleros, fincas, teatros… (dependiendo del mensaje que se quiera transmitir).
Y por último, hay que tener en cuenta un asunto que es de suma importancia: las barreras arquitectónicas. El lugar de La Celebración del evento, debe estar completamente adaptado para los asistentes discapacitados.
Sigue estos 10 puntos claves a tener en cuenta en la Organización de tus Eventos:
  1. Definir los objetivos de manera clara, antes de hacer nada: ¿para que organizamos el evento? ¿Qué objetivos esperamos cumplir?
  2. Decidir el presupuesto, que no debe ser mayor a los beneficios estimados del evento.
  3. Designar un responsable del Evento, sólo debe haber un responsable final que lo coordine todo, decidamos ya quien será.
  4. Tener claro que los invitados serán quienes te ayuden a alcanzar el objetivo marcado, selecciónalos con esos parámetros.
  5. Ahora estamos listos para elegir los proveedores: desde un posible Organizador Integral a diferentes colaboradores, antes de elegir el proveedor ya sabemos que queremos conseguir y cómo, escuchemos también a los profesionales y dejemos que critiquen nuestro plan de Evento, aprendamos de sus opiniones y sopesemos.
  6. Definir el programa. Un buen programa debe ser: fácil de recordar y fluir de manera natural.
  7. Selección y Análisis del espacio donde celebraremos el Evento, no tengamos en cuenta solo sus características con respecto al Evento o a nosotros, es fundamental que lo analicemos con respecto a los invitados: Que tan fácil será llegar, necesitarán alojamiento, podrán parquear, es un sitio tranquilo…
  8. Plantear los puntos fuertes y débiles del evento y aprender a gestionarlos, por ejemplo, en un Evento en el que en la entrada se produce una cola de 1h, necesitas programar alguna actividad para que la espera sea llevadera.
  9. Estrategia de comunicación del Evento: Generemos interés y curiosidad, comuniquemos un concepto, no mil ideas, no hay quien las recuerde.
  10. Y llegó el gran día: El evento, ese día, sobre todas las cosas, debemos estar atentos al mismo, es nuestro momento, no para disfrutar, sino para trabajar intensamente en la consecución de los Objetivos, no somos otro invitado, hemos organizado este Evento con un objetivo, trabajemos para alcanzarlo.
A partir de aquí empieza otra fase de la Organización del Evento, una fase reflexiva, el análisis post-evento: ser crítico con uno mismo, buscar la excelencia en cada uno de tus actos, ser absolutamente exigente contigo mismo es la mejor manera de analizarlo, sé sincero y estate tan contento como merezcas.
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