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La búsqueda y  selección de proveedores son de suma importancia para el éxito en La Celebración de una fiesta o evento. Los proveedores son los que harán de cada proyecto una realidad. Su calidad, experiencia y voluntad de hacerlo bien son esenciales, además de ser fundamental construir una buena relación con tus proveedores
Define bien tus necesidades
Piensa bien en tus necesidades, y prepara una lista precisa con:
Los tipos de proveedores necesarios (catering, equipos audiovisuales, decoración, animación, meseros, etc.), según se derive del programa detallado del evento.
Los requerimientos para cada categoría de proveedor, que dependerán del estilo del evento, del tipo de servicio, etc. Define los conocimientos que debe tener el proveedor, sus referencias, el tipo de servicio que se requiere  y los criterios de selección que utilizarás.
Con todos estos datos prepara un briefing detallado para cada categoría de proveedor a contratar y envíalo a tres o cuatro proveedores pre-seleccionados para cada categoría.
Comunícate constantemente con los proveedores
Desde la misma fase de selección, es importante mantener una comunicación fluida con ellos. Evita centrarte únicamente en el servicio exacto que necesitas e infórmales ampliamente acerca del tipo de evento que pretendes realizar, la idea y tema del mismo, el programa previsto, etc. No olvides que los proveedores son expertos en su campo y te podrán aportar ideas, consejos, soluciones, advertencias sobre riesgos, etc.
Fomenta la comunicación de los proveedores entre sí. El lugar, el decorador, el montador del escenario, el proveedor de luz y sonido o el animador tendrán que trabajar juntos y coordinarse. Organiza reuniones conjuntas para que se conozcan, para que aclaren responsabilidades mutuas e identifiquen posibles riesgos. Es conveniente, por ejemplo, organizar una inspección del sitio conjunta para definir claramente dónde se deberá colocar cada proveedor el día de La Celebración y así limitar riesgos.
Consigue toda la información posible sobre cada uno de ellos
A la hora de seleccionar a los proveedores, recopila la información más completa posible sobre cada uno de ellos. Obtener los siguientes datos es importante:
  • ¿Cuántos años de experiencia en eventos tiene ese proveedor?, ¿cuál es el tamaño de su empresa (referencias,  personal, etc.)?
  • ¿En qué eventos ha trabajado y cuál ha sido su papel en ellos?
  • ¿Dispone de su propio equipo (material y personal) o lo subcontrata?
  • ¿Cuál es la actitud del proveedor con cada cliente? Debe ser atento y abierto y tener disponibilidad, mostrar ganas de escuchar y entender la situación.
No olvides que, durante toda La Celebración de la fiesta o evento, usted y su equipo trabajaran con él en situaciones límite, a contrarreloj, bajo presión, etc. y, por tanto, estas cualidades son vitales. Puede ser interesante, además de pedir referencias, conocer un evento en el que el proveedor esté trabajando para comprobar su calidad en una situación real. También puedes pedir al proveedor que te enseñe una muestra concreta de los servicios que realiza.
 
Sé minucios@ y claro
  • Exige un presupuesto claro y detallado. Los proveedores pueden cobrar por horas extras.
  • Pon las cosas por escrito en un contrato. Existen tantos imprevistos posibles, que realizar un contrato es muy prácticamente obligatorio.
  • Comprueba con cada proveedor qué papeleo concreto hay que preparar. Los mismos proveedores te podrán ayudar en los trámites relacionados con su actividad.
  • Comprueba los elementos del servicio que te proponen. Comprobándolo todo evitarás desagradables sorpresas el día del evento.
Gestiona bien el tiempo
Involucra a tus proveedores lo antes posible en el proceso de organización del evento.
Cambiar la planificación o los equipos en el último minuto te puede salir muy caro. Para controlar estos costos autoriza a una o dos personas de tu equipo para que puedan aprobarlos sobre el terreno, si tú no vas a estar siempre en el lugar del evento.
Ante todo, no olvides que es fundamental construir una buena relación con tus proveedores.

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Te damos los mejores consejos para que organices La Celebración de un cóctel perfecto. Sigue nuestras recomendaciones para que tu evento resulte perfecto.
Los Invitados
Lo habitual, si vas a organizar un cóctel es que lo hagas a una hora a la que puedan acudir todos los invitados después de trabajar. Las 19:30 es una buena hora para citarles, ya que a las 20:30 ya estará todo el mundo en el lugar de La Celebración. Organización de la comida

  • Un mesero o camarero puede atender en un cóctel a veinticinco invitados aproximadamente, si quieres ahorrarte el servicio de meseros, te aconsejamos que ubicar alguna mesa auxiliar en un lugar estratégico con refrescos, bebidas con alcohol, sin alcohol, bocaditos salados, dulces, y servilletas para que los invitados puedan servirse a modo de buffet. Si los invitados exceden de 15, es preferible que las bebidas sean servidas por algún mesero para evitar aglomeraciones.
  • La comida en las bandejas se puede mostar con cierta elegancia y originalidad, creando una buena apariencia en los platos que nos den ganas de probarlos y tengan toques originales.
  • Los platos para un buffet suelen ser platos llanos grandes, para que puedan contener una pequeña muestra de la gran variedad de comida que podemos elegir.
  • Para recibir a los invitados, te aconsejamos que sirvas una copita de cava o de champaña.
  • No olvides que también puedes contratar un servicio de catering.
  • ¿Qué podemos poner de aperitivo?
  • La variedad con la que contamos es tan amplia, como imaginación y presupuesto tengamos. La elección del menú tendrá importantes condicionantes: la edad de nuestros invitados, la época del año, la hora de la comida (si es almuerzo o cena), etc. Podemos confeccionar un menú sencillo y variado: bocaditos salados variados, frutos secos, brochetas frías, emparedados y sandwiches (troceados), algún tipo de embutido y cualquier otro tipo de pasabica (hay cientos de variedades y combinaciones).
  • Una buena idea es la de ofrecer a nuestros invitados productos de nuestra tierra
  • La presentación de la comida y de la mesa debe lucir llamativa, a la vez que variada. Se pueden combinar distintos tipos de fuentes, bandejas, cestas para el pan, bandejas para los cubiertos, etc.

En lo referente a las bebidas

  • Siempre deben ser acordes con el tipo de comida que vamos a ofrecer, hay que tener una cierta variedad para poder cumplir con los gustos de nuestros invitados. Para que no nos quedemos cortos con las bebidas debemos tener en cuenta que una botella de vino, la cual rinde, con copas llenas, aproximadamente para 8, es decir, para cuatro personas en un cóctel y 3 personas en una cena.
  • Si lo que organizamos es un banquete con mesas de 8 personas, en cada mesa debe haber 2 botellas de vino tinto. Si hay pescado o marisco serían dos de vino blanco. Probablemente nos sobrará, pero deben tener la opción de repetir.
  • No nos olvidemos del agua, 2 botellas de litro sin gas y 0,5 con gas. Respecto a la champaña, debemos tener en cuenta que no se toman más de dos copas por persona, una botella puede compartirse entre 5 ó 6 personas fácilmente.
  • En la sobremesa podemos ofrecer un licor o copa. Hay que tener en cuenta que cada invitado puede consumir 1,5 bebidas entre copas y licores. En caso de continuar La celebración tras la cena, podemos considerar que cada invitado puede tomar de media entre 2,5 a 3 copas. No obstante tendremos que tener en cuenta, tanto en la comida, como en toda La Celebración, la edad de los invitados.
  • Es importantísimo procurar que no escasee el hielo al final de La Celebración, algo que con frecuencia suele ocurrir. Para ello tendremos prevista una bolsa para 8 copas por persona, y en función de los invitados que tenga nuestro evento.

Siguiendo estas recomendaciones y poniendo toda nuestrao empeño, conseguiremos ser los anfitriones perfectos.

Fuente: Eventoclick.com
Fotografía: vdcav.blogs.ie.edu

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La contratación de una agencia de organización integral de eventos te evitará semanas, e incluso meses, de quebraderos de cabeza y aportará a La Celebración de tu evento el conocimiento y los elementos creativos específicos. Además, disponen de medios de los que probablemente careces y son capaces de producir todo el entramado que requieren La Celebración de grandes eventos y sorprender a todos los asistentes.
Convenciones, congresos, acontecimientos deportivos, ruedas de prensa, lanzamientos de productos, incentivos… Diferentes tipos de eventos que en el mercado cuentan con profesionales especializados encargados de desarrollar los proyectos desde su planeación hasta su ejecución, desde el diseño de la invitación hasta el marketing y la producción técnica para La Celebración.

Agencias Integrales: Creatividad y Conocimiento
Agencia integral de organización de eventos: empresa organizadora de eventos que cumple un objetivo de comunicación con un importante componente creativo. La creatividad y el conocimiento de los canales de comunicación son los elementos que diferencian a una auténtica agencia de eventos del intrusismo que hay en el sector.
Una buena agencia debe de controlar hasta el mínimo detalle, ya que un pequeño error en el desarrollo del evento puede dar al traste con meses de trabajo. En definitiva, la clave radica en saber medir en cada momento la fuerza y el impacto que hay que transmitir.

¿Por qué contratar una agencia?
  1. La agencia de organización de eventos aporta un conocimiento profesional y técnico superior en el uso de herramientas esenciales y específicas, claves para el profesional del marketing; acciones en vivo, giras, incentivos…
  2. La creatividad de sus profesionales permite en cada momento saber cuál es la actuación más efectiva. A partir de un briefing, los creativos definen cómo crear una estrategia que cumpla los objetivos marcados por el cliente.
  3. El crear las invitaciones, montar la decoración, el espectáculo… en definitiva, tener el control de todos los elementos con el fin último de causar el impacto deseado entre los invitados. Y nada puede quedar al azar.
  4. Una buena agencia se debe encargar de seleccionar los medios audiovisuales, construir los escenarios, definir el espectáculo, coordinar la iluminación y el resto de elementos, tareas nada fáciles y que requieren de una gran experiencia, conocimiento, pericia, control, dotes de mando y tiempo.
  5. Dedicar tiempo, tiempo y más tiempo, elemento imprescindible para crear un evento especial, ya que un acto requiere invertir muchas horas, en la mayoría de los casos meses, que seguramente tú no te puedes permitir, posiblemente porque no dispones de mucho tiempo. Además debes tener en cuenta el sobre esfuerzo que se requiere en los días previos al gran día para que todo salga perfecto.
En definitiva, por el tiempo y la especialización que implica la organización de un evento, es una inversión de la que no te arrepentirás.

Fuente: EventoClick.com
Fotografía:unav.es

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Isabel Escauriaza, de EventoClick.com, propone cuatro tendencias para La Celebración de tus próximos eventos que no te fallarán. 
 

1. Reutilizar materiales para decorar eventos
No se trata únicamente de ser “verdes” o de crear eventos sostenibles. La crisis financiera nos ha transformado a todos, y el consumo desaforado está más cuestionado que nunca. Así que la tendencia en La Celebración de eventos, es dar salida a objetos en desuso  aprovechando todo lo que encontramos a nuestro alrededor. Crear nuevas composiciones a partir de cualquier objeto que nos rodee y darle siete vidas antes de enviarlo al contenedor de reciclaje.
 
2. Facebook y Hangouts en todos los eventos
Es hora de asumirlo. Todo evento que constituya un foro de debate está obligado a incluir la participación del público no presencial y sobre todo, sus aportaciones a través de Facebook y Google Hangouts. Los comentarios y preguntas del público se extienden a un público no visible, inmensamente cualificado que enriquece los contenidos de nuestros eventos y también los hace más dinámicos.
 
3. Globos en las fiestas
Están de moda. La decoración efímera los recupera y trae nuevas ideas para las creatividades que pueden construirse a base de estos elementos inflables. Desde La Celebración de bodas hasta grandes acontecimientos o fiestas de diseño, sin olvidar las incondicionales fiestas infantiles. Los globos vuelven a reinar en la decoración de eventos.

4.Celebrar, celebrar, celebrar
Es la tendencia que se impone con más fuerza. Crear ocasiones especiales y hacer de cada una de ellas un evento especial. Ya no se trata de esperar únicamente a la fiesta de Navidad o al lanzamiento de un nuevo producto. Ahora, tanto en el plano empresarial como en el particular, se impone la idea de hacer de cada pequeño acontecimiento una gran celebración. Y sin sacrificar el presupuesto, son los pequeños detalles los que predominan.

Fuente: Eventoclick.com
Fotografía: Askora.com
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